Pienyrityksen budjetti: yhden sivun malli, joka kertoo, paljonko pitää myydä ja milloin voit palkata
Budjetti ei ole taulukko, jota kukaan ei avaa. Se on vastaus kolmeen kysymykseen: paljonko pitää myydä, jotta kulut ja palkkasi katetaan, missä kohtaa voit palkata tai investoida, ja milloin huomaat, että suunta on väärä. Tässä yhden sivun malli pienyritykselle, kiinteät ja muuttuvat kulut, kriittinen piste, verot budjetissa, kuukausiseuranta ja miksi budjetti toimii vain, jos kirjanpito on ajan tasalla.
Lyhyesti
- Pienyrityksen budjetti mahtuu yhdelle sivulle: kiinteät kulut, muuttuvat kulut prosentteina myynnistä, oma palkka ja verot, ja niistä johdettu kriittinen myynti, jonka alle ei saa jäädä.
- Kriittinen piste = (kiinteät kulut + oma palkkatavoite) ÷ (1 − muuttuvien kulujen osuus). Palveluyrityksellä muuttuvia kuluja on vähän, joten kriittinen piste on lähellä kiinteitä kuluja plus palkka.
- Budjetti tehdään kerran vuodessa ja tarkistetaan neljännesvuosittain toteumaa vastaan. Toteuma tulee kirjanpidosta, ja siksi budjetti toimii vain, jos kirjanpito on ajan tasalla kuukausittain.
- Budjetin tärkein käyttö on päätökset: palkkaaminen, investointi, hinnankorotus. Jokainen näistä testataan budjettia vasten ennen kuin se tehdään.
Miksi pienyrittäjä ei tee budjettia
Budjetti kuulostaa isojen yritysten työkalulta: taulukoita, osastoja, kvartaaleja. Pienyrittäjä ajattelee tietävänsä numeronsa päässä, ja usein tietääkin, kunnes vuoden lopussa tilinpäätös kertoo jotain muuta. Budjetin tarkoitus ei ole ennustaa tarkasti vaan asettaa rajat: tämän verran pitää myydä, tämän yli kulut eivät saa mennä, ja jos näin ei tapahdu, huomaan sen maaliskuussa enkä huhtikuussa vuotta myöhemmin.
Pienyrityksen budjetti on yksi sivu ja neljä lukua. Sen tekeminen vie tunnin, ja sen tarkistaminen neljännesvuosittain viisitoista minuuttia, jos kirjanpito on ajan tasalla. Jos kirjanpito on kuukausia jäljessä, budjettia ei voi seurata, ja siksi se jää tekemättä.
Yhden sivun budjetti
- 11. Kiinteät kulut vuodessaKulut, jotka juoksevat myynnistä riippumatta: vuokra, ohjelmistot, vakuutukset, puhelin, kirjanpito, markkinoinnin perustaso, leasing, lainan korot, työntekijöiden palkat sivukuluineen. Ota viime vuoden tuloslaskelmasta ja korjaa tiedossa olevilla muutoksilla.
- 22. Muuttuvat kulut prosentteina myynnistäKulut, jotka kasvavat myynnin mukana: materiaalit, alihankinta, maksupalveluiden provisiot, myyntiprovisiot, tuotteiden ostohinta. Palveluyrityksellä 5 ja 15 %, tavarakaupassa 50 ja 70 %.
- 33. Oma palkka ja YELBruttopalkkatavoite tai toiminimellä nostotavoite, plus YEL-maksu. Tämä on kiinteä kulu, joka unohtuu budjeteista useimmin, ja silloin budjetti näyttää voittoa, joka on oikeasti sinun palkkasi.
- 44. Kriittinen myynti(Kiinteät kulut + oma palkka + YEL) ÷ (1 − muuttuvien osuus). Tämä on myynti, jolla tulos on nolla palkkasi jälkeen. Kaikki sen yli on voittoa tai puskuria. Jaa kahdellatoista: kuukausitavoite.
Verot budjetissa
Verot unohtuvat budjetista, koska ne eivät ole kulu tuloslaskelmassa (toiminimi) tai tulevat vasta tuloksen jälkeen (osakeyhtiö). Silti ne ovat rahaa, joka lähtee tililtä. Toiminimellä budjetin tulos on yrittäjän tulo, josta menee veroa 25 ja 40 prosenttia; se otetaan budjettiin nostotavoitteen päälle verovarauksena. Osakeyhtiöllä yhteisövero 20 prosenttia tuloksesta ja mahdollinen osinkovero otetaan tavoitemyyntiin. ALV ei ole kulu eikä tulo, mutta se on kassavirtaa: se kannattaa pitää budjetin ulkopuolella ja verotilillä.
| Erä | Toiminimi | Osakeyhtiö |
|---|---|---|
| Oma palkka budjetissa | Nostotavoite, ei kulu tuloslaskelmassa | Palkka sivukuluineen, kulu |
| YEL | Kulu (tai oma vähennys) | Kulu |
| Tulovero | Yrittäjän henkilökohtainen, varataan 25 ja 40 % tuloksesta | Yhteisövero 20 % tuloksesta palkan jälkeen |
| Ennakkovero | Kuukausierä, budjetin kassaosa | Kuukausierä, budjetin kassaosa |
| ALV | Ei budjettiin, verotilille | Sama |
| Tavoitetulos | Nostotavoite + verovaraus + puskuri | Palkan jälkeen yhteisövero + osinko + puskuri |
Seuranta: neljännesvuosittain riittää
Budjetti ilman seurantaa on toive. Seuranta tarkoittaa, että vertaat toteutunutta myyntiä ja kuluja budjettiin ja päätät, mitä teet erolle. Pienyrityksessä neljännesvuosittain riittää päätöksiin, kuukausittain vilkaisuun. Kolme kysymystä joka tarkistuksessa:
- Onko myynti kumulatiivisesti budjetissa? Ei yksittäinen kuukausi vaan vuoden alusta. Kausivaihtelu tasoittuu, suunta näkyy.
- Ovatko kiinteät kulut pysyneet kiinteinä? Yleisin lipsuminen: uusi ohjelmisto, lisätila, markkinointikokeilu, joka jäi päälle. Jokainen uusi kiinteä kulu nostaa kriittistä myyntiä.
- Onko muuttuvien kulujen osuus sama? Jos alihankinnan tai materiaalien osuus nousee, kate laskee, vaikka myynti kasvaisi.
Jos myynti on 15 prosenttia budjetin alla ensimmäisen neljänneksen jälkeen, sinulla on yhdeksän kuukautta aikaa korjata: myydä enemmän, nostaa hintaa, leikata kiinteitä. Jos huomaat sen tilinpäätöksessä, aikaa on nolla. Tämä on koko budjetin arvo, ja se toteutuu vain, jos toteuma on saatavilla ajoissa. Tuloslaskelman lukemisesta kerromme artikkelissa Tuloslaskelman lukeminen.
Budjetti päätöksissä
Palkkaamisen laskelma on artikkelissa Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen, hankinnan rahoitus artikkelissa Yrityslaina vai leasing ja hinnan asettaminen artikkelissa Tuntihinnan laskeminen yrittäjälle.
Budjetti ja kassavirta ovat eri asioita
Budjetti kertoo, kannattaako toiminta vuoden tasolla. Kassavirtaennuste kertoo, riittääkö raha ensi kuussa. Voit olla budjetissa ja silti rahaton, jos asiakkaat maksavat hitaasti tai iso ostos osuu hiljaiseen kuukauteen. Molempia tarvitaan: budjetti kerran vuodessa ja neljännesvuosittain, kassavirtaennuste jatkuvasti seuraavat 90 päivää. Kassan puoli on artikkelissa Kassavirran hallinta.
Taukon sovelluksessa budjetti asetetaan kuukausitavoitteena myynnille ja kiinteille kuluille, ja toteuma tulee kirjanpidosta reaaliajassa: näet vuoden alusta, oletko tavoitteessa, mihin kulut menevät ja paljonko tuloksesta on veroa. Kirjanpitäjä käy poikkeamat läpi neljännesvuosittain ja ehdottaa toimenpiteitä, kun suunta on väärä, ei tilinpäätöksessä. Hinnan näet laskurista.
Usein kysytyt
Tarvitseeko pienyritys budjetin?+
Tarvitsee, mutta yhden sivun: kiinteät kulut, muuttuvien osuus, oma palkka ja verot, ja niistä kriittinen myynti. Se kertoo, paljonko pitää myydä, ja sen seuraaminen neljännesvuosittain paljastaa väärän suunnan ajoissa.
Miten kriittinen piste lasketaan?+
(Kiinteät kulut + oma palkka + YEL) jaettuna (1 − muuttuvien kulujen osuus myynnistä). Esimerkiksi (19 000 + 59 250) ÷ 0,90 = 86 950 euroa vuodessa. Sen alle ei saa jäädä.
Kuuluuko oma palkka budjettiin?+
Kuuluu, ja se unohtuu useimmin. Toiminimellä nostotavoite plus verovaraus, osakeyhtiöllä palkka sivukuluineen. Ilman sitä budjetti näyttää voittoa, joka on oikeasti palkkasi.
Kuinka usein budjettia seurataan?+
Päätöksiin neljännesvuosittain, vilkaisuun kuukausittain. Vertaa kumulatiivista toteumaa vuoden alusta budjettiin, ei yksittäistä kuukautta. Seuranta edellyttää, että kirjanpito on ajan tasalla.
Otetaanko ALV mukaan budjettiin?+
Ei. Budjetti tehdään verottomilla luvuilla, koska ALV on läpikulkuerä. ALV on kassavirtaa, ja se pidetään verotilillä ja kassavirtaennusteessa.
Mitä eroa on budjetilla ja kassavirtaennusteella?+
Budjetti kertoo, kannattaako toiminta vuoden tasolla. Kassavirtaennuste kertoo, riittääkö raha seuraavat 90 päivää. Voit olla budjetissa ja silti rahaton, jos saamiset ovat myöhässä. Molempia tarvitaan.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Kassavirran hallinta pienyrityksessä: miksi tilillä oleva raha ei ole sinun ja miten tiedät, paljonko on
Voitollinen yritys voi kaatua kassaan. Tässä käytännön kassavirran hallinta pienyrittäjälle: mitä pankkitilin saldo ei kerro, kolmen tilin malli, 90 päivän ennuste, maksuehtojen vaikutus ja miksi kirjanpito, joka näkyy kaksi kuukautta myöhässä, ei auta tässä lainkaan.
Tuntihinnan laskeminen yrittäjälle: miksi 50 euroa tunnilta on palkansaajan 2 500 euron kuukausipalkka
Yrittäjän tuntihinta ei ole palkkatoive jaettuna tunneilla. Se on palkka, sivukulut, YEL, lomat, sairauspäivät, laskuttamaton työ, kiinteät kulut ja verot jaettuna niillä tunneilla, jotka oikeasti saat laskutettua. Tässä kaava, laskuri-esimerkki ja syyt, miksi useimmat aloittavat liian halvalla.
Tuloslaskelman lukeminen: viisi riviä, jotka yrittäjän pitää ymmärtää, ja mitä loput tarkoittavat
Tuloslaskelma on kirjanpitäjän raportti, jota yrittäjä harvoin lukee. Tässä se selitetään ylhäältä alas: liikevaihto, materiaalit, henkilöstökulut, liiketoiminnan muut kulut, poistot, liikevoitto, rahoituserät, verot ja tilikauden tulos. Mitä kukin rivi kertoo, mitä tuloslaskelma ei kerro (kassaa), ja kolme tunnuslukua, jotka voit laskea itse kahdessa minuutissa.