Verkkolasku pienyritykselle: mikä se on, miten saat osoitteen, mitä se maksaa ja miksi PDF ei ole verkkolasku

Mikä verkkolasku on ja mikä ei

Verkkolasku on lasku, jonka tiedot ovat koneluettavassa muodossa (Suomessa Finvoice tai TEAPPS, kansainvälisesti Peppol) ja joka siirtyy verkkolaskuoperaattorien välityksellä suoraan järjestelmästä toiseen. Vastaanottajan ohjelma lukee laskun rivit, summat, eräpäivän ja viitteen ilman, että kukaan näppäilee mitään. Laskun mukana kulkee myös kuvamuoto, joka näyttää tutulta laskulta.

Sähköpostin liitteenä lähetetty PDF on sähköinen, mutta se ei ole verkkolasku. Vastaanottajan pitää avata se, lukea ja syöttää tiedot tai ajaa tunnistuksen läpi. Isot yritykset ja julkinen sektori eivät halua tehdä sitä, ja siksi ne vaativat verkkolaskua. Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta antaa yritysasiakkaalle oikeuden vaatia verkkolaskua, ja julkinen sektori ottaa käytännössä vastaan vain niitä.

Miten saat verkkolaskuosoitteen

Verkkolaskuosoite on yrityksen osoite verkkolaskuverkossa, kuten sähköpostiosoite sähköpostissa. Se on joko OVT-tunnus (0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa + mahdollinen tarkenne, esimerkiksi 003712345678) tai IBAN-pohjainen osoite pankkien verkossa. Osoitteen lisäksi tarvitaan operaattorin tunnus, joka kertoo, minkä välittäjän kautta lasku kulkee.

Mitä verkkolasku maksaa

Ostolaskujen vastaanotto: suurin hyöty

Moni pienyrittäjä ajattelee verkkolaskua vain lähettämisen näkökulmasta. Suurempi hyöty on toisessa suunnassa. Kun annat toimittajillesi verkkolaskuosoitteen, jokainen puhelin-, ohjelmisto-, vuokra- ja tukkulasku tulee suoraan kirjanpitoon rakenteisena: summa, ALV, eräpäivä ja viite valmiina. Sähköpostia ei tarvitse selata, kuittia ei tarvitse kuvata, ja lasku odottaa hyväksyntääsi sovelluksessa. Kun hyväksyt, se siirtyy maksuun ja kirjautuu.

Tämä poistaa yhden yleisimmistä kirjanpidon ongelmista: puuttuvan ostolaskun. Sähköpostiin tullut lasku unohtuu, verkkolasku ei. Ja koska verkkolasku sisältää ALV-erittelyn rakenteisena, vähennys tulee oikein ilman tulkintaa.

Milloin verkkolasku on pakollinen

• Julkinen sektori (valtio, kunnat, hyvinvointialueet, julkiset hankintayksiköt) vastaanottaa vain verkkolaskuja, eurooppalaisen standardin (EN 16931) mukaisia.
• Yritysasiakas voi vaatia verkkolaskua lain nojalla, ja iso osa isoista yrityksistä tekee niin.
• Ei pakollinen pienten yritysten välillä eikä kuluttajalaskutuksessa. Kuluttajalle sähköposti tai e-lasku verkkopankkiin on tavallinen tapa.
• E-lasku ja verkkolasku ovat eri asia: e-lasku on kuluttajan verkkopankkiin menevä lasku, verkkolasku yritysten välinen. Toiminimiyrittäjä voi vastaanottaa yrityksen laskuja myös e-laskuina henkilökohtaiseen verkkopankkiin, mutta se ei tuo laskuja kirjanpitoon automaattisesti.

Peppol ja ulkomaiset asiakkaat

Suomen verkkolaskuverkko on kotimainen, mutta operaattorit ovat liittyneet eurooppalaiseen Peppol-verkkoon, jonka kautta verkkolaskun voi lähettää esimerkiksi ruotsalaiselle, norjalaiselle tai saksalaiselle yritykselle. Vastaanottajalla pitää olla Peppol-osoite, jonka löydät operaattorisi hakemistosta. Julkinen sektori useissa EU-maissa vaatii Peppol-laskuja, ja iso osa pohjoismaisista yrityksistä ottaa niitä vastaan. Jos laskutat säännöllisesti ulkomaille, kysy operaattoriltasi Peppol-valmiutta. Ulkomaanlaskun ALV-käsittelystä kerromme artikkelissa Laskutus ulkomaille.

Miten verkkolaskutus toimii Taukossa

Taukon sovelluksessa saat verkkolaskuosoitteen käyttöönoton yhteydessä. Kun teet laskun, valitset lähetystavan: verkkolasku, jos asiakkaalla on osoite (sovellus tarkistaa osoitteistosta), muuten sähköposti. Lähetys maksaa 0,49 euroa, ja lasku kirjautuu myyntiin heti. Kun asiakas maksaa, pankkitapahtuma yhdistyy laskuun viitteellä.

Ostolaskut tulevat verkkolaskuosoitteeseesi suoraan sovellukseen. Ne näkyvät hyväksyttävinä, ja hyväksynnän jälkeen ne kirjautuvat ja siirtyvät maksuun eräpäivänä. Toimittajat, jotka lähettävät vielä sähköpostia, ohjataan kirjanpidon sähköpostiosoitteeseen, josta lasku luetaan automaattisesti. Tavoite on, ettei yksikään lasku tule sinulle henkilökohtaisesti käsiteltäväksi. Laskun sisältövaatimukset ovat artikkelissa Laskun pakolliset tiedot, ja koko sähköisen kirjanpidon logiikka artikkelissa Sähköinen kirjanpito. Hinnan näet laskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.