Maksumuistutus ja perintä pienyrityksessä: mitä saat periä, milloin ja miten rahat tulevat ilman asiakassuhteen tuhoutumista

Miksi lasku jää maksamatta

Ennen kuin mietit perintää, kannattaa tietää syy. Pienyrityksen laskuista suurin osa myöhästyy kolmesta syystä: lasku ei löytänyt oikeaa henkilöä, se unohtui, tai asiakkaalla on kassavaikeuksia. Kaksi ensimmäistä hoituvat ystävällisellä muistutuksella. Kolmas vaatii selkeyttä ja nopeutta, koska kassavaikeuksissa olevan asiakkaan rahat menevät sille, joka kysyy ensin ja selvimmin.

Siksi muistutuksen ajoitus on tärkeämpi kuin sen sävy. Muistutus kolme päivää eräpäivän jälkeen on tehokas ja neutraali. Muistutus kuukauden päästä on jo myöhässä ja tuntuu asiakkaasta yllättävältä.

Mitä saat periä: yritys ja kuluttaja eroavat

Yritysten välillä 40 euron vakiokorvaus on oikeus, jota moni pienyrittäjä ei käytä. Se perustuu lakiin kaupallisten sopimusten maksuehdoista, ja sen saa lisätä ensimmäiseen muistutukseen ilman, että siitä olisi sovittu. Se kattaa omat perintäkulusi, ja sen päälle voi periä todelliset kohtuulliset kulut, jos ne ylittävät 40 euroa.

Perinnän portaat

Perintätoimisto: milloin ja millä ehdoilla

Perintätoimisto kannattaa, kun omat muistutukset ja puhelu eivät tuottaneet tulosta ja saatava on yli muutaman sadan euron. Toimisto lähettää maksuvaatimukset, perii kulut velalliselta ja vie tarvittaessa asian oikeuteen. Pienyrittäjälle se säästää aikaa ja poistaa henkilökohtaisen jännitteen. Toimistot ottavat yleensä provision perityistä varoista tai kiinteän maksun, ja moni tarjoaa palvelun ilman aloitusmaksua.

Tarkista ennen sopimusta, että toimisto on rekisteröity perintätoimen harjoittaja (Etelä-Suomen aluehallintovirasto ylläpitää rekisteriä), ja että se noudattaa hyvää perintätapaa. Huono perintätoimisto voi vahingoittaa mainettasi asiakkaiden silmissä enemmän kuin maksamaton lasku.

Kuluttajaperinnän erityissäännöt

Jos asiakkaasi on yksityishenkilö, perintää säätelee perintälaki ja kuluttajansuojalaki tarkasti. Muistutusmaksu on enintään 5 euroa, ja sen saa periä vasta 14 päivän kuluttua eräpäivästä ja edellisestä muistutuksesta. Perintäkuluille on saatavan koon mukaan porrastetut enimmäismäärät, ja perintää ei saa jatkaa, jos kuluttaja kiistää saatavan perustellusti. Trattaa ei saa käyttää. Virheet kuluttajaperinnässä voivat johtaa siihen, että menetät oikeuden perintäkuluihin kokonaan.

Käytännössä kuluttajalaskutuksessa kannattaa suosia ennakkomaksua, korttimaksua tai laskutuspalvelua, joka hoitaa perinnän säännösten mukaan. Toiminimi, joka laskuttaa kuluttajia paperilaskulla 30 päivän maksuehdolla, kantaa suurimman riskin.

Miten muistutuksia tarvitaan harvemmin

• Laskuta heti, kun työ on tehty. Viikon viive laskutuksessa on viikon viive maksussa, ja asiakkaan muisti työstä heikkenee.
• Maksuehto 14 päivää. Se on pienyritykselle normaali. Yli 30 päivää vaatii yritysasiakkaalta nimenomaisen sopimuksen, ja siitä voi pyytää korvausta hinnassa.
• Selkeä kuvaus, oikea vastaanottaja, tilausnumero. Suurin osa myöhästymisistä syntyy laskusta, jota ei voi hyväksyä katsomatta jotain muuta. Lue Laskun pakolliset tiedot.
• Viitenumero ja verkkolasku. Maksu kohdistuu itsestään, ja verkkolasku menee suoraan asiakkaan järjestelmään ilman, että kukaan unohtaa sitä sähköpostiin.
• Ennakko- tai osalaskutus projekteissa. 30 ja 50 prosenttia aloitettaessa. Se paljastaa maksukyvyttömän asiakkaan ennen kuin työ on tehty.
• Automaattinen muistutus 3 päivän päästä. Sama kaikille, ilman tunteita.
• Luottotietojen tarkistus uusista yritysasiakkaista, kun kauppa on iso. Maksaa muutaman euron ja säästää joskus tuhansia.

Taukon sovelluksessa laskut lähtevät puhelimesta heti, viitenumero on aina mukana, maksut yhdistyvät automaattisesti ja muistutukset lähtevät sovituilla päivillä ilman, että sinun tarvitsee muistaa. Näet avoimet ja myöhässä olevat laskut samalla ruudulla kassavirran kanssa, ja kirjanpitäjäsi huomaa, jos joku asiakas maksaa toistuvasti myöhässä. Kassan hallinnasta laajemmin kerromme artikkelissa Kassavirran hallinta, ja hinnan näet laskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.