Sähköinen kirjanpito: mitä se tarkoittaa käytännössä ja miksi se on halvempaa
Sähköinen kirjanpito ei ole PDF-raportti sähköpostissa. Se tarkoittaa, että kuitit kuvataan, pankki yhdistyy automaattisesti ja näet tilanteesi reaaliajassa. Tässä mitä se vaatii, mitä se säästää ja miten tunnistat aidosti sähköisen tilitoimiston.
Lyhyesti
- Aidosti sähköinen kirjanpito tarkoittaa kolmea asiaa: tositteet syntyvät sähköisinä (kuva tai verkkolasku), pankki yhdistyy automaattisesti ja sinä ja kirjanpitäjä näette saman näkymän reaaliajassa.
- Moni tilitoimisto kutsuu itseään sähköiseksi, vaikka tositteet toimitetaan sähköpostilla ja raportti tulee PDF:nä kaksi kuukautta myöhässä. Se on skannattua paperia.
- Sähköinen kirjanpito on halvempaa, koska kirjaustyö vähenee 60 ja 80 prosenttia. Säästön pitäisi näkyä hinnassa. Jos ei näy, se jää toimistolle.
- Tauko on rakennettu sähköiseksi alusta asti: kuvaat kuitin, se on kirjanpidossa sekunneissa, ja oma kirjanpitäjäsi näkee saman kuin sinä. Perusmaksu 29 euroa kuussa.
Mitä sähköinen kirjanpito oikeasti tarkoittaa
Sanaa käytetään niin väljästi, että se on menettänyt merkityksensä. Tilitoimisto, joka ottaa tositteet vastaan sähköpostilla ja lähettää raportin PDF:nä, kutsuu itseään sähköiseksi. Teknisesti se on totta. Käytännössä työ tehdään samalla tavalla kuin kansion kanssa: joku avaa liitteen, lukee summan ja näppäilee sen ohjelmaan.
Aidosti sähköinen kirjanpito eroaa tästä kolmessa kohdassa, ja jokainen niistä vaikuttaa suoraan siihen, mitä maksat ja mitä saat.
- 1Tosite syntyy sähköisenä, ei skannattunaKuitti kuvataan puhelimella ja tiedot tunnistetaan kuvasta. Ostolasku tulee verkkolaskuna tai sähköpostista automaattisesti. Myyntilasku lähtee järjestelmästä ja kirjautuu samalla. Kukaan ei näppäile summia.
- 2Pankki yhdistyy automaattisestiPankkitapahtumat haetaan päivittäin ja yhdistetään laskuihin ja kuitteihin. Täsmäytys, joka perinteisesti vie tunteja kuussa, tapahtuu itsestään. Jäljelle jäävät vain ne tapahtumat, joille ei löydy paria, ja niistä kysytään sinulta.
- 3Sama näkymä yrittäjälle ja kirjanpitäjälleNäet kassavirran, tuloksen ja verovarauksen tänään, et kahden kuukauden päästä. Kirjanpitäjä näkee saman ja voi reagoida ennen kuin asia on ongelma.
Jos yksikin näistä puuttuu, kyse on osittain sähköisestä kirjanpidosta, jossa säästöt jäävät pieniksi. Yleisin puute on kolmas: kirjanpito tehdään sähköisesti, mutta yrittäjä näkee tuloksen edelleen PDF:nä jälkikäteen.
Miksi sähköinen kirjanpito on halvempaa
Perinteisessä kirjanpidossa suurin osa työajasta menee tiedon siirtämiseen paikasta toiseen: kuitista ohjelmaan, tiliotteesta ohjelmaan, ohjelmasta raporttiin. Arviot vaihtelevat, mutta kirjanpitäjän ajasta 60 ja 80 prosenttia on tällaista siirtotyötä. Kun tosite syntyy sähköisenä ja pankki yhdistyy itse, tämä työ katoaa lähes kokonaan.
Tästä seuraa kaksi asiaa. Kirjanpidon pitäisi olla selvästi halvempaa, ja kirjanpitäjän ajan pitäisi vapautua siihen, mistä yrittäjä hyötyy: tarkistamiseen, neuvontaan ja verosuunnitteluun. Jos tilitoimistosi on sähköistynyt, mutta hinta ei ole laskenut eikä neuvonta lisääntynyt, säästö jäi toimistolle.
Taukossa tämä näkyy hinnassa suoraan. Kirjanpidon perusmaksu on 29 euroa kuussa ja tositteet maksavat 1,49 euroa kappaleelta kymmenen ensimmäisen jälkeen, koska kirjaaminen on pääosin automaattista. Kirjanpitäjän aika menee tarkistamiseen ja kysymyksiisi vastaamiseen, ja siksi kysyminen ei maksa erikseen.
Mitä sähköinen kirjanpito vaatii sinulta
Vähemmän kuin luulet, mutta ei nollaa. Kolme tapaa pitää omaksua, ja jokainen niistä on helpompi kuin vanha.
- Kuvaa kuitti heti. Kassalla, ennen kuin kuitti päätyy taskuun. Vie kolme sekuntia, ja sovellus tunnistaa summan, päivän ja myyjän. Paperikuittia ei tarvitse säilyttää, kun kuva on tallessa.
- Käytä yrityksen tiliä ja korttia yrityksen menoihin. Silloin pankkitapahtumat yhdistyvät automaattisesti eikä mitään tarvitse selittää jälkikäteen. Toiminimelläkin erillinen tili säästää eniten.
- Ohjaa ostolaskut yhteen osoitteeseen. Verkkolaskuosoite tai kirjanpidon sähköpostiosoite. Laskuttajat päivittävät tiedon kerran, ja sen jälkeen laskut menevät perille itsestään.
Miten tunnistat aidosti sähköisen tilitoimiston
Kysy nämä viisi kysymystä. Vastaukset kertovat enemmän kuin verkkosivujen sanat.
- Miten toimitan kuitin? Hyvä vastaus on kuvaamalla sovelluksella, joka tunnistaa tiedot. Huono on sähköpostilla tai skannaamalla.
- Mistä näen tämän päivän kassatilanteen ja verovarauksen? Hyvä vastaus on sovelluksesta, milloin vain. Huono on kuukausiraportista.
- Miten pankkitapahtumat tulevat kirjanpitoon? Hyvä vastaus on automaattisesti pankkiyhteydellä päivittäin. Huono on tiliotteesta kuukauden lopussa.
- Näkeekö kirjanpitäjäni saman näkymän kuin minä? Hyvä vastaus on kyllä, reaaliajassa. Huono on hän tekee kirjanpidon omassa ohjelmassaan.
- Onko ohjelmiston lisenssi erillinen maksu? Hyvä vastaus on sisältyy hintaan. Huono on 39 tai 89 euroa kuussa kolmannelle osapuolelle.
Jos kolme viidestä vastauksesta on huonoja, kyse on perinteisestä toimistosta, jolla on sähköposti. Se voi silti olla hyvä toimisto, mutta et saa sähköisen kirjanpidon hyötyjä etkä sen hintaa. Tarkemmat valintakriteerit ovat artikkelissa Hyvä kirjanpitäjä pienyritykselle.
Sähköisen kirjanpidon rajat
Automaatio hoitaa toistuvan työn, mutta se ei tee päätöksiä. Ohjelma ei tiedä, kannattaako sinun nostaa palkkaa vai osinkoa, ovatko ennakkoverosi oikealla tasolla tai onko YEL-työtulosi järkevä. Se ei huomaa, että ostit auton, joka pitäisi kirjata toisin, tai että ulkomainen ohjelmistolasku vaatii käännetyn ALV:n. Näihin tarvitaan ihminen, joka katsoo numeroitasi ja tuntee tilanteesi.
Siksi pelkkä kirjanpito-ohjelma ilman kirjanpitäjää on eri asia kuin sähköinen tilitoimisto. Ohjelma on halpa, mutta jättää päätökset sinulle. Taukossa yhdistelmä on rakennettu niin, että sovellus tekee sen, minkä kone tekee paremmin, ja nimetty kirjanpitäjä tekee sen, minkä ihminen tekee paremmin. Hän näkee saman näkymän kuin sinä ja ottaa yhteyttä, kun jotain kannattaa tehdä toisin.
Siirtyminen sähköiseen kirjanpitoon
Siirtyminen on helpointa tilikauden tai ALV-kauden vaihteessa, mutta onnistuu milloin vain. Vanhaa aineistoa ei tarvitse digitoida takautuvasti: se säilytetään sellaisenaan, ja uusi kirjanpito alkaa sähköisenä avaavista saldoista. Ensimmäisen kuukauden aikana opit kuvaamaan kuitit ja ohjaamaan laskut oikeaan osoitteeseen, ja sen jälkeen kirjanpito hoituu ohimennen.
Taukossa siirtyminen maksaa 99 euroa kertamaksuna, ja se sisältää aineiston pyytämisen vanhalta toimistolta, avaavien saldojen syötön ja täsmäytyksen. Vaihdon vaiheet käymme läpi artikkelissa Tilitoimiston vaihtaminen. Jos haluat ensin nähdä hinnan, laskuri näyttää sen minuutissa.
Usein kysytyt
Onko sähköinen kirjanpito pakollista?+
Ei. Kirjanpitolaki sallii sekä paperisen että sähköisen aineiston. Käytännössä sähköinen on halvempaa ja nopeampaa, ja verkkolaskut ovat yritysten välisessä laskutuksessa jo yleisin tapa.
Kelpaako puhelimella kuvattu kuitti kirjanpitoon?+
Kelpaa, kunhan kuva on selkeä ja siitä näkyvät myyjä, päivämäärä, summa ja ALV. Paperikuittia ei tarvitse säilyttää, jos sähköinen kopio säilytetään kuusi vuotta.
Mitä sähköinen kirjanpito maksaa?+
Perinteistä vähemmän, koska kirjaustyö vähenee. Taukossa perusmaksu on 29 euroa kuussa, sovellus ja oma kirjanpitäjä 59 tai 99 euroa, ja tositteet 1,49 euroa kappaleelta kymmenen ensimmäisen jälkeen.
Tarvitsenko erillisen kirjanpito-ohjelman, kuten Procountorin tai Netvisorin?+
Et, jos tilitoimistolla on oma sovellus, joka sisältyy hintaan. Erillinen lisenssi kolmannelle osapuolelle maksaa tyypillisesti 30 ja 90 euroa kuussa.
Miten pankkiyhteys toimii ja onko se turvallinen?+
Pankkiyhteys perustuu EU:n PSD2-sääntelyyn, jossa annat luvan lukea tilitapahtumat. Kirjanpito ei voi tehdä maksuja tililtäsi. Luvan voi perua milloin vain pankissa.
Voiko sähköiseen kirjanpitoon siirtyä kesken tilikauden?+
Voi. Uusi kirjanpito alkaa avaavista saldoista, ja vanha aineisto säilytetään sellaisenaan. Helpointa siirtyminen on ALV-kauden vaihteessa.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Hyvä kirjanpitäjä pienyritykselle: 9 asiaa, jotka erottavat kirjaajan neuvonantajasta
Hyvä kirjanpitäjä ei ole se, joka kirjaa kuitit oikein. Se on se, joka kertoo sinulle ajoissa, mitä pitäisi tehdä toisin. Tässä yhdeksän tuntomerkkiä, kysymykset ensimmäiseen tapaamiseen ja merkit, joista tunnistat väärän valinnan.
Tilitoimiston vaihtaminen: näin se tehdään ilman katkoa, sakkoja tai riitaa
Tilitoimiston vaihtaminen vie yrittäjältä noin tunnin, kun sen tekee oikeassa järjestyksessä. Tässä ohje: milloin vaihtaa, mitä sopimuksesta tarkistaa, mitä aineistoa uusi kirjanpitäjä tarvitsee ja miten vältät tuplalaskun.
Kirjanpidon hinta 2026: mitä tilitoimisto oikeasti maksaa ja mistä lasku syntyy
Toiminimen kirjanpito maksaa tyypillisesti 60 ja 150 euron välillä kuussa, osakeyhtiön 150 ja 400 euron välillä. Tässä käydään läpi, mistä hinta muodostuu, mitkä rivit yllättävät ja miten maksat vain siitä, mitä käytät.