Matkalasku: mitä siihen kirjataan, miten se hyväksytään ja miten yrittäjä maksaa itselleen verovapaat korvaukset oikein
Matkalasku on osakeyhtiön tapa maksaa omistajalle ja työntekijöille verovapaat kilometrikorvaukset, päivärahat ja matkakulut. Tässä mitä matkalaskussa pitää olla, miten se eroaa toiminimen lisävähennyksestä, milloin se tehdään ja maksetaan, tulorekisteri-ilmoitus, kuitit ja ajopäiväkirja liitteinä, yleiset virheet ja miten matkalasku syntyy itsestään sovelluksessa.
Lyhyesti
- Matkalasku on selvitys työmatkasta, jonka perusteella osakeyhtiö maksaa verovapaat korvaukset: kilometrit (0,55 €/km), päivärahat (54 € ja 25 €) ja todelliset matkakulut kuitteja vastaan.
- Siinä pitää olla matkan tarkoitus, kohde, lähtö- ja paluuajat, reitti ja kilometrit, päivärahojen laskenta ja kuitit. Ajopäiväkirja on kilometrien liite.
- Matkalasku tehdään matkan jälkeen, mieluiten kuukausittain, ja korvaus maksetaan palkanmaksun yhteydessä. Verovapaat korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin, vaikka niistä ei mene veroa.
- Toiminimi ei tee matkalaskua itselleen vaan lisävähennyksen veroilmoituksella samoilla perusteilla. Työntekijöille toiminimikin maksaa korvaukset matkalaskulla.
Mikä matkalasku on ja kuka sen tekee
Matkalasku on työntekijän (tai osakeyhtiön omistajan) työnantajalle tekemä selvitys työmatkasta ja siihen liittyvistä kuluista. Sen perusteella työnantaja maksaa verovapaat korvaukset: kilometrikorvauksen omalla autolla ajetuista kilometreistä, päivärahat matkan kestosta ja todelliset kulut (matkaliput, hotelli, taksi, pysäköinti) kuitteja vastaan. Verohallinnon vuosittainen päätös määrää enimmäismäärät, ja niiden puitteissa maksetut korvaukset ovat saajalle verovapaita ja yhtiölle vähennyskelpoisia.
Osakeyhtiön omistaja on tässä työntekijän asemassa: hän tekee matkalaskun yhtiölleen, ja yhtiö maksaa korvauksen. Toiminimiyrittäjä ei voi tehdä matkalaskua itselleen, koska hän ei ole itsensä työnantaja; hän tekee vastaavan lisävähennyksen veroilmoituksella matkapäiväkirjan perusteella. Jos toiminimellä on työntekijöitä, heille maksetaan korvaukset matkalaskulla normaalisti.
Mitä matkalaskussa pitää olla
Verohallinnon ohjeen mukaan matkalaskusta pitää käydä ilmi tiedot, joiden perusteella korvauksen verovapaus voidaan todeta. Muoto on vapaa, sisältö ei.
- Matkustajan nimi ja asema (omistaja, työntekijä)
- Matkan tarkoitus: asiakas, työmaa, koulutus, messut. Riittävän tarkasti, jotta työhön liittyminen on selvä.
- Kohde ja tarvittaessa reitti
- Lähtö- ja paluuaika päivämäärällä ja kellonajalla, koska päivärahat lasketaan tunneista
- Kulkuneuvo ja omalla autolla ajettaessa kilometrit (ajopäiväkirjan ote liitteenä), korotukset (perävaunu, matkustajat)
- Päivärahat: montako koko- ja osapäivärahaa, ilmaiset ateriat vähennettyinä, ulkomailla maakohtainen määrä
- Muut kulut kuitteineen: liput, hotelli, taksi, pysäköinti, tietullit. Ulkomaan kuluissa valuutta ja kurssi.
- Yhteenveto ja hyväksyntä: korvausten summa, päiväys, matkustajan ja hyväksyjän allekirjoitus (yhden hengen yhtiössä sama henkilö, mutta päätös silti dokumentoidaan)
Milloin ja miten korvaus maksetaan
Matkalasku tehdään matkan jälkeen, ja käytännöllisin rytmi on kuukausittain: kuun matkat yhdelle laskulle, maksu palkanmaksun yhteydessä. Korvaus maksetaan yhtiön tililtä omistajan tai työntekijän tilille erillään palkasta tai palkkalaskelman verovapaana rivinä. Ennakonpidätystä ei toimiteta eikä sivukuluja makseta, koska korvaus on verovapaa Verohallinnon enimmäismäärien puitteissa.
Verovapaat kustannusten korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella omilla tulolajeillaan (kilometrikorvaus, päiväraha, ateriakorvaus) viiden päivän kuluessa maksusta. Tämä unohtuu usein, koska korvauksista ei mene veroa, mutta ilmoitusvelvollisuus on olemassa ja sen laiminlyönnistä seuraa myöhästymismaksu. Jos korvaukset maksetaan palkanmaksun yhteydessä, ne menevät samalla ilmoituksella.
Yleiset virheet matkalaskuissa
- Kodin ja työpaikan väli matkalaskulla. Asunnon ja vakituisen työpaikan välinen matka ei ole työmatka. Kotitoimistolta asiakkaalle on.
- Päiväraha alle 15 kilometrin tai alle 6 tunnin matkasta. Ehdot eivät täyty, korvaus on palkkaa.
- Ilmaiset ateriat vähentämättä. Kaksi tarjottua ateriaa puolittaa kokopäivärahan. Koulutuslounas ja hotelliaamiainen eivät yksin vähennä.
- Kilometrit ilman ajopäiväkirjaa. Matkalaskun kilometririvi tarvitsee taakseen ajopäiväkirjan merkinnän. Lue Ajopäiväkirja.
- Kuitit puuttuvat todellisista kuluista. Hotelli ja liput korvataan vain kuittia vastaan. Kortin maksukuitti ei riitä.
- Matkalasku tehty kuukausia myöhässä muistista. Kellonajat ja reitit eivät ole enää tarkkoja, ja tarkastaja huomaa sen.
- Tulorekisteri-ilmoitus unohtuu, koska veroa ei mennyt.
- Lomamatkan kulut matkalaskulla. Työmatkaan yhdistetyt lomapäivät eritellään pois, ja matkalippu jaetaan, jos loma on merkittävä osa.
Matkalasku ja verotarkastus
Matkalaskut ovat verotarkastajan ensimmäisiä kohteita pienessä osakeyhtiössä, koska ne ovat helpoin tapa saada verovapaata rahaa ulos yhtiöstä. Tarkastaja vertaa matkalaskuja kalenteriin, laskutukseen ja korttitapahtumiin: oliko asiakaskäynti Oulussa samana päivänä, kun kortilla maksettiin lounas Helsingissä? Täsmääkö kilometrimäärä reittiin? Onko päivärahoja maksettu matkoista, joita laskutuksessa ei näy? Hyvin tehty matkalasku ajantasaisine liitteineen kestää tämän. Muistista tehty ei.
Taukossa matkalasku syntyy sovelluksesta: ajot kirjataan reitillä ja tarkoituksella sitä mukaa kuin ne tehdään, työmatkat lähtö- ja paluuajalla, kuitit kuvataan matkalla. Kuun lopussa sovellus kokoaa matkalaskun, laskee päivärahat aterioineen ja kilometrit korotuksineen, ja korvaus siirtyy palkanmaksuun ja tulorekisteri-ilmoitukseen. Kirjanpitäjä tarkistaa ehdot ennen maksua. Kilometrikorvauksen ja päivärahan yksityiskohdat ovat artikkeleissa Kilometrikorvaus 2026 ja Päiväraha 2026, ja tarkastuksen näkökulma artikkelissa Verotarkastus pienyrityksessä. Hinnan näet laskurista.
Usein kysytyt
Mikä on matkalasku?+
Työntekijän tai osakeyhtiön omistajan selvitys työmatkasta, jonka perusteella yhtiö maksaa verovapaat kilometrikorvaukset, päivärahat ja todelliset matkakulut. Siinä on matkan tarkoitus, kohde, ajat, kilometrit, päivärahalaskelma ja kuitit.
Voiko toiminimiyrittäjä tehdä matkalaskun itselleen?+
Ei, koska hän ei ole itsensä työnantaja. Toiminimi tekee vastaavan lisävähennyksen veroilmoituksella kilometreistä ja päivärahoista. Työntekijöilleen toiminimi maksaa korvaukset matkalaskulla.
Pitääkö matkalaskun korvaukset ilmoittaa tulorekisteriin?+
Kyllä. Verovapaat kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin omilla tulolajeillaan viiden päivän kuluessa maksusta, vaikka niistä ei mene veroa.
Kuinka usein matkalasku tehdään?+
Matkan jälkeen, käytännössä kuukausittain kaikista kuun matkoista. Maksu palkanmaksun yhteydessä. Kuukausia myöhässä tehty matkalasku on epätarkka ja tarkastuksessa heikko.
Mitä liitteitä matkalaskuun tarvitaan?+
Ajopäiväkirjan merkinnät kilometreistä, kuitit todellisista kuluista (liput, hotelli, taksi, pysäköinti) ja tarvittaessa tilaisuuden ohjelma tai kutsu, joka osoittaa matkan tarkoituksen.
Mitä tapahtuu, jos korvausta maksetaan yli Verohallinnon enimmäismäärän?+
Ylimenevä osa on veronalaista palkkaa: siitä toimitetaan ennakonpidätys ja maksetaan sivukulut. Jos ylitystä ei käsitellä palkkana, se on tarkastuksessa peiteltyä osinkoa tai pimeää palkkaa.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Kilometrikorvaus 2026 yrittäjälle: 0,55 €/km, ajopäiväkirja ja miten toiminimi ja oy eroavat
Verovapaa kilometrikorvaus on vuonna 2026 0,55 euroa kilometriltä. Toiminimi saa sen lisävähennyksenä, osakeyhtiö maksaa sen matkalaskulla. Tässä ehdot, ajopäiväkirjan vaatimukset, mitkä ajot kelpaavat ja miksi tuhannet eurot jäävät joka vuosi hakematta.
Päiväraha 2026: 54 € kokopäivältä, 25 € osapäivältä. Ehdot, ulkomaan päivärahat ja yrittäjän lisävähennys
Kotimaan päiväraha on vuonna 2026 kokopäivältä 54 euroa ja osapäivältä 25 euroa. Tässä selkeästi: 15 kilometrin ja 6 tunnin ehdot, ilmaisten aterioiden vaikutus, ulkomaan päivärahat, ateriakorvaus ja miten toiminimi ja osakeyhtiö hyödyntävät päivärahan verotuksessa.
Ajopäiväkirja: mitä Verohallinto vaatii, mikä kelpaa ja miten se täyttyy ilman, että ajattelet sitä
Ilman ajopäiväkirjaa kilometrikorvausta tai lisävähennystä ei hyväksytä, ja yrityksen autosta oletetaan yksityiskäyttöä. Tässä mitä merkintöjä vaaditaan, mikä muoto kelpaa (vihko, taulukko, sovellus, GPS), miten yksityis- ja yritysajot erotetaan, mitkä virheet johtavat hylkäykseen ja miksi jälkikäteen tehty ajopäiväkirja on huonompi kuin ei mitään.