Ajopäiväkirja: mitä Verohallinto vaatii, mikä kelpaa ja miten se täyttyy ilman, että ajattelet sitä

Miksi ajopäiväkirja on pakollinen

Kilometrikorvaus on verovapaata rahaa (0,55 €/km vuonna 2026) ja toiminimen lisävähennys pienentää verotettavaa tuloa saman verran. Molemmat perustuvat siihen, montako kilometriä ajoit yrityksen asioissa, ja ainoa hyväksytty näyttö siitä on ajopäiväkirja. Verohallinto ei hyväksy arviota, kalenterimerkintöjä tai suhdelukua. Ilman ajopäiväkirjaa korvaus katsotaan palkaksi ja lisävähennys hylätään.

Yrityksen omistamalla autolla ajopäiväkirja toimii toiseen suuntaan: se osoittaa, ettei autolla ajeta yksityisajoja tai että yksityisajoja on vain tietty määrä. Ilman ajopäiväkirjaa Verohallinto olettaa, että autoa käytetään yksityisesti, ja verottaa autoedun tai tulouttaa yksityiskäytön osuuden täysimääräisenä.

Mitä ajopäiväkirjaan merkitään

Verohallinnon ohjeen mukaan ajopäiväkirjasta pitää käydä ilmi päivittäin ajettu kilometrimäärä eriteltynä yritys- ja yksityisajoihin sekä jokaisesta yritysajosta seuraavat tiedot:

• Ajon alkamis- ja päättymisaika (päivämäärä riittää, kellonaika tarkentaa)
• Ajon alkamis- ja päättymispaikka ja tarvittaessa reitti, jos se poikkeaa lyhimmästä
• Matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa
• Matkan pituus kilometreinä
• Ajon tarkoitus: asiakkaan nimi, työmaa, tapaaminen, koulutus, tavaranhaku
• Auton käyttäjä, jos autoa käyttää useampi henkilö
• Vuoden kokonaiskilometrit: mittarilukema 1.1. ja 31.12., jotta yritysajojen osuus kokonaisajoista voidaan laskea

Yksityisajoja ei tarvitse eritellä reiteittäin, mutta niiden kokonaismäärä pitää olla laskettavissa: kokonaiskilometrit miinus yritysajot. Kodin ja vakituisen työpaikan väliset matkat ovat yksityisajoja, vaikka ne liittyisivät työhön. Kotitoimistolta lähtevät asiakaskäynnit ovat yritysajoja. Rajanveto on artikkelissa Kilometrikorvaus 2026.

Mikä muoto kelpaa

GPS-pohjaiset seurantalaitteet ja sovellukset tallentavat kaikki ajot automaattisesti, mutta ne eivät tiedä, mikä ajo oli yrityksen ja mikä yksityinen. Tarkoitus pitää merkitä joka tapauksessa. Pienyrittäjälle sovellus, johon ajo merkitään lähtiessä tai perillä, on yleensä riittävä ja vähemmän häiritsevä kuin jatkuva seuranta.

Virheet, jotka johtavat hylkäykseen

1. Jälkikäteen tehty ajopäiväkirja. Tammikuussa täytetty vuoden ajopäiväkirja tunnistetaan tasaisista luvuista, puuttuvista poikkeuksista ja siitä, ettei se täsmää kalenteriin tai laskutukseen. Tarkastaja vertaa ajoja laskutettuihin asiakaskäynteihin.
2. Pyöristetyt kilometrit. Jokainen ajo 20, 30 tai 50 kilometriä kertoo arvioinnista. Kartalta laskettu 34 km on uskottava.
3. Tarkoitus puuttuu tai on epämääräinen. Asiakaskäynti ilman asiakkaan nimeä, työajo ilman kohdetta.
4. Mittarilukemat puuttuvat kokonaan. Ilman vuoden alun ja lopun lukemaa yritysajojen osuutta ei voi laskea.
5. Kodin ja työpaikan välit merkitty yritysajoiksi. Yleisin sisältövirhe. Jos sinulla on vuokrattu toimitila, matka kotoa sinne on yksityisajo.
6. Ajot, jotka eivät täsmää muuhun aineistoon. Ajo Ouluun päivänä, jona kalenterissa on palaveri Helsingissä ja kortilla lounas Helsingissä.

Toiminimi, osakeyhtiö ja yrityksen auto

Ajopäiväkirjan vaatimukset ovat samat, mutta sen käyttö eroaa. Toiminimiyrittäjä, jonka auto on yksityisvaroissa, tekee ajopäiväkirjan perusteella lisävähennyksen veroilmoituksella: kilometrit kertaa 0,55 euroa. Osakeyhtiön omistaja tekee matkalaskun kuukausittain ja yhtiö maksaa korvauksen. Molemmissa ajopäiväkirja on matkalaskun tai veroilmoituksen liite, ja se säilytetään kuusi vuotta.

Yrityksen omistamalla autolla ajopäiväkirja osoittaa yksityisajojen määrän. Jos niitä ei ole lainkaan, autoetua ei synny ja pakettiauton ALV on vähennyskelpoinen. Jos niitä on, osakeyhtiössä syntyy autoetu (jonka verotusarvo voi olla käyttöetu, jos työntekijä maksaa polttoaineen) ja toiminimessä yksityiskäytön osuus tuloutetaan. Ilman ajopäiväkirjaa oletus on täysi yksityiskäyttö. Yrityksen auton laskelma on artikkelissa Auto yrityksen nimiin vai oma auto.

Miten ajopäiväkirja täyttyy ilman, että ajattelet sitä

Ajopäiväkirjan ongelma ei ole vaikeus vaan säännöllisyys. Kirjaus, joka vie minuutin ja pitää tehdä kymmeniä kertoja kuussa, jää tekemättä, ja sen jälkeen koko vuoden vähennys on vaarassa. Ratkaisu on tehdä kirjauksesta osa ajamista: sovellus taskussa, kaksi kenttää ja tarkoitus, ennen kuin käynnistät auton tai kun sammutat sen.

Taukon sovelluksessa ajo kirjataan lähtö- ja määräpaikalla, jotka löytyvät osoite-ehdotuksista, ja sovellus laskee kilometrit tieverkosta ja näyttää reitin kartalla. Tarkoitus valitaan tai kirjoitetaan, ja toistuvat reitit tallentuvat. Jokainen ajo saa aikaleiman, joten ajantasaisuus on todistettavissa. Kuukauden lopussa ajot ovat valmiiksi matkalaskulla tai lisävähennyksessä, ja kirjanpitäjä näkee, jos ajoja on selvästi vähemmän kuin toimialallasi tyypillisesti, ja kysyy. Päivärahat kirjataan samasta paikasta, ja niistä kerromme artikkelissa Päiväraha 2026. Kaikki vähennykset on koottu artikkeliin Yrittäjän verovähennykset, ja hinnan näet laskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.