Kirjanpito puhelimella: mitä yrittäjä voi oikeasti hoitaa kännykällä ja mitä ei
Kuitin kuvaaminen, laskun lähettäminen, ajopäiväkirja, tilanteen tarkistus ja kysymys kirjanpitäjälle: kaikki hoituvat puhelimella parissa napautuksessa. Tässä mitä kirjanpitosovellukselta pitää vaatia, mitä yrittäjä tekee itse ja mitä jää ihmiselle, miten tietoturva toimii ja miten tunnistat sovelluksen, joka on vain skannausohjelma.
Lyhyesti
- Puhelimella hoituu yrittäjän koko osuus kirjanpidosta: kuitin kuvaus (3 sekuntia), laskun lähetys (20 sekuntia), ajon kirjaus, ostolaskun hyväksyntä ja kysymys kirjanpitäjälle. Yhteensä alle puoli tuntia kuussa.
- Se, mitä puhelin ei tee, on kirjanpito itse: tarkistus, täsmäytys, ALV-ilmoitus, tilinpäätös ja neuvonta. Ne tekee ihminen, joka näkee saman näkymän.
- Hyvän sovelluksen tunnistaa siitä, että se näyttää tilanteen (saldo, verovaraus, avoimet laskut), ei vain kerää kuitteja. Pelkkä skannaussovellus siirtää työn kansiosta pilveen.
- Tietoturva: pankkiyhteys on lukuoikeus (PSD2), kuitit säilyvät EU:ssa kuusi vuotta, ja tunnistautuminen on vahvaa. Puhelimen katoaminen ei vie kirjanpitoa.
Mitä yrittäjän osuus kirjanpidosta on
Kirjanpito on kaksi eri työtä. Toinen on tapahtumien saaminen kirjanpitoon: kuitit, laskut, ajot, matkat. Toinen on kirjanpidon tekeminen: kirjaus, täsmäytys, ilmoitukset, tilinpäätös, neuvonta. Ensimmäinen on yrittäjän osuus, ja se on perinteisesti ollut kansio, kirjekuori tai sähköpostiketju kuukauden lopussa. Toinen on kirjanpitäjän osuus.
Puhelin muuttaa ensimmäisen osuuden. Kun kuitti kuvataan kassalla ja lasku lähetetään työmaalta, tapahtuma on kirjanpidossa sillä hetkellä, kun se syntyy. Kuukauden lopun kokoamista ei ole, koska mitään ei ole kasassa. Tämä on koko sähköisen kirjanpidon ydin, ja se toimii vain, jos työkalu on taskussa.
| Tehtävä | Puhelimella | Aika | Kuinka usein |
|---|---|---|---|
| Kuitin kuvaus | Kamera, sovellus lukee summan, päivän, myyjän ja ALV:n | 3 s | Aina kun ostat jotain |
| Laskun lähetys | Asiakas nimellä YTJ:stä, rivit, lähetä sähköpostilla tai verkkolaskuna | 20 s | Kun työ on tehty |
| Ajon kirjaus | Lähtö ja määränpää, reitti kartalta, tarkoitus | 10 s | Jokaisen työajon jälkeen |
| Työmatkan kirjaus | Lähtö- ja paluuaika, päivärahat lasketaan | 15 s | Matkan jälkeen |
| Ostolaskun hyväksyntä | Ilmoitus, katso, hyväksy | 5 s | Kun lasku saapuu |
| Tilanteen tarkistus | Saldo, verovaraus, avoimet laskut, ennuste | 10 s | Kun mietit rahaa |
| Kysymys kirjanpitäjälle | Viesti sovelluksessa, vastaus alle tunnissa | 30 s | Kun mietit jotain |
| Palkan hyväksyntä | Tarkista laskelma, hyväksy maksuun | 30 s | Kerran kuussa, jos palkkoja |
Mitä puhelimella ei tehdä
Puhelin ei tee kirjanpitoa. Se kerää ja näyttää. Kirjaus tapahtuu taustalla automaattisesti ja tarkistetaan ihmisen toimesta, täsmäytys tehdään pankkiyhteyden ja kuittien välillä, ALV lasketaan ja ilmoitetaan kirjanpitäjän tarkistamana, tilinpäätös laaditaan tilikauden lopussa ja neuvonta tulee ihmiseltä, joka tuntee tilanteesi. Sovellus, joka lupaa tehdä kaiken tämän ilman kirjanpitäjää, jättää päätökset ja vastuun sinulle.
Siksi olennaista ei ole, onko sovellus hyvä, vaan kuka on sen toisessa päässä. Sama näkymä sinulle ja kirjanpitäjälle tarkoittaa, että kun kysyt, kannattaako auto ostaa nyt, vastaaja näkee saman kassavirran ja verovarauksen kuin sinä, eikä hänen tarvitse pyytää sinua lähettämään mitään. Tämä ero kirjaajan ja neuvonantajan välillä on artikkelissa Hyvä kirjanpitäjä pienyritykselle.
Mitä sovellukselta pitää vaatia
- Kuitin tunnistus kuvasta, ei pelkkä tallennus. Summa, päivä, myyjä ja ALV täyttyvät itse, sinä tarkistat.
- Pankkiyhteys, joka hakee tapahtumat päivittäin ja yhdistää ne kuitteihin ja laskuihin. Ilman sitä täsmäytys tehdään käsin.
- Laskutus samassa sovelluksessa YTJ-haulla, viitenumerolla, verkkolaskulla ja automaattisella muistutuksella.
- Ajopäiväkirja ja matkalaskut, jotka laskevat kilometrit kartalta ja päivärahat ajoista. Nämä ovat suurimmat vähennykset, jotka jäävät hakematta ilman työkalua.
- Tilannenäkymä: saldo, verovaraus erikseen, avoimet myynti- ja ostolaskut, seuraavien kuukausien ennuste. Jos sovellus näyttää vain kuittilistan, se on skanneri.
- Kirjanpitäjä sovelluksessa, jolle voi kysyä ja joka näkee saman. Ei sähköpostiosoite, vaan henkilö.
- Palkanlaskenta, jos maksat palkkoja: verokortti, sivukulut, lomakertymä, tulorekisteri-ilmoitus.
- Vientimahdollisuus: kirjanpitoaineisto ulos standardimuodossa, jos vaihdat palvelua. Aineisto on sinun.
Tietoturva ja mitä tapahtuu, jos puhelin katoaa
Kirjanpitosovellus käsittelee yrityksesi rahaliikennettä, joten tietoturvan pitää olla kunnossa, ja pienyrittäjän pitää tietää, mitä kysyä. Kolme asiaa ratkaisevat.
- Pankkiyhteys on lukuoikeus. EU:n PSD2-sääntelyn mukainen yhteys antaa sovellukselle oikeuden lukea tilitapahtumat, ei tehdä maksuja. Lupa annetaan pankin vahvalla tunnistautumisella ja uusitaan säännöllisesti, ja sen voi perua pankista milloin vain.
- Tiedot säilyvät EU:ssa ja kirjanpitoaineisto kuusi vuotta lain vaatimalla tavalla. Kysy, missä palvelimet ovat ja miten varmuuskopiointi hoidetaan.
- Vahva tunnistautuminen sovellukseen: pankkitunnukset tai mobiilivarmenne käyttöönotossa, biometria tai PIN arjessa. Puhelimen katoaminen ei vie kirjanpitoa, koska tiedot eivät ole puhelimessa vaan palvelussa, ja pääsyn voi sulkea toiselta laitteelta.
Puhelimen katoaminen on käytännössä pienempi riski kuin paperikuittien katoaminen. Kansio autossa palaa, kastuu tai jää kahvilaan, ja sen sisältö on poissa. Sovellukseen kuvattu kuitti on tallessa riippumatta siitä, missä puhelin on.
Miten arki muuttuu
Ero kuukauden lopun kansion ja taskussa olevan sovelluksen välillä on pienempi työmäärä, mutta se ei ole tärkein ero. Tärkein on tieto. Kun jokainen tapahtuma on kirjanpidossa heti, näet tilanteesi milloin tahansa: paljonko on rahaa, paljonko siitä on veroa, mitä laskuja on auki, mitä ensi kuussa lähtee. Päätös autosta, palkasta tai hankinnasta tehdään numeroiden äärellä eikä muistin varassa. Ja kirjanpitäjä, joka näkee saman, voi sanoa jotain ennen kuin päätös on tehty.
Taukon sovellus on rakennettu tämän ympärille: puhelimessa etusivu näyttää saldon, verovarauksen ja seuraavat viikot, alareunan painikkeista kuvaat kuitin tai teet laskun, ja kirjanpitäjäsi on viestin päässä. Tietokoneella näet saman laajemmin. Yrittäjän osuus on tyypillisesti alle puoli tuntia kuussa, ja se tehdään siinä välissä, kun asiat tapahtuvat, ei kuukauden lopussa. Sähköisen kirjanpidon kokonaisuuden käymme läpi artikkelissa Sähköinen kirjanpito, ja sen, mitä kaikkea kirjanpito sisältää, artikkelissa Mitä kirjanpito sisältää. Hinnan näet laskurista.
Usein kysytyt
Voiko kirjanpidon hoitaa kokonaan puhelimella?+
Yrittäjän osuuden voi: kuitit, laskut, ajot, hyväksynnät ja kysymykset. Itse kirjanpito (kirjaus, täsmäytys, ilmoitukset, tilinpäätös) tehdään taustalla automaation ja kirjanpitäjän yhdistelmänä, ei puhelimella.
Kelpaako puhelimella kuvattu kuitti kirjanpitoon?+
Kelpaa. Sähköinen tosite on laillinen, kun se on luettava ja säilytetään kuusi vuotta. Paperikuitin voi hävittää kuvaamisen jälkeen.
Onko pankkiyhteys kirjanpitosovellukseen turvallinen?+
On, kun se perustuu PSD2-sääntelyyn. Sovellus saa lukea tilitapahtumat, ei tehdä maksuja. Lupa annetaan pankin vahvalla tunnistautumisella ja on peruttavissa milloin vain.
Mitä tapahtuu kirjanpidolle, jos puhelin katoaa?+
Ei mitään. Tiedot ovat palvelussa, eivät puhelimessa. Kirjaudut toiselta laitteelta ja suljet kadonneen laitteen pääsyn. Kuvatut kuitit ovat tallessa.
Mikä ero on kirjanpitosovelluksella ja kuittien skannaussovelluksella?+
Skannaussovellus kerää kuitit ja lähettää ne tilitoimistolle, joka tekee kirjanpidon erikseen. Kirjanpitosovellus kirjaa tapahtumat heti, yhdistää ne pankkiin ja näyttää tilanteesi reaaliajassa. Testi: näetkö sovelluksesta tämän päivän verovarauksen?
Paljonko aikaa kirjanpito vie yrittäjältä sovelluksella?+
Tyypillisesti 15 ja 30 minuuttia kuussa: kuittien kuvaus ostohetkellä, laskujen lähetys työn valmistuessa, hyväksynnät ja kysymykset. Kuukauden lopun kokoamista ei ole.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Sähköinen kirjanpito: mitä se tarkoittaa käytännössä ja miksi se on halvempaa
Sähköinen kirjanpito ei ole PDF-raportti sähköpostissa. Se tarkoittaa, että kuitit kuvataan, pankki yhdistyy automaattisesti ja näet tilanteesi reaaliajassa. Tässä mitä se vaatii, mitä se säästää ja miten tunnistat aidosti sähköisen tilitoimiston.
Mitä kirjanpito sisältää? Tilitoimiston työ selitettynä yrittäjälle, joka ei halua oppia kirjanpitoa
Mitä tilitoimisto oikeasti tekee kuukausihinnalla? Tässä kirjanpidon sisältö selkokielellä: juokseva kirjanpito, täsmäytys, ALV, palkat, tilinpäätös, veroilmoitus, ja se, mitä hintaan ei yleensä kuulu. Lisäksi mitä sinun pitää tehdä ja mikä on kokonaan kirjanpitäjän vastuulla.
Kadonnut kuitti: saako kulun silti vähentää, ja miten kuitit eivät katoa enää koskaan
Kuitti hävisi, haalistui tai jäi saamatta. Voiko kulun vähentää? Usein kyllä, oikealla korvaavalla selvityksellä. Tässä mitä tositteelta vaaditaan, mikä kelpaa kuitin sijaan, milloin ALV-vähennys menetetään, kuinka kauan kuitteja säilytetään ja miksi kuvattu kuitti on parempi kuin paperinen.