Kadonnut kuitti: saako kulun silti vähentää, ja miten kuitit eivät katoa enää koskaan
Kuitti hävisi, haalistui tai jäi saamatta. Voiko kulun vähentää? Usein kyllä, oikealla korvaavalla selvityksellä. Tässä mitä tositteelta vaaditaan, mikä kelpaa kuitin sijaan, milloin ALV-vähennys menetetään, kuinka kauan kuitteja säilytetään ja miksi kuvattu kuitti on parempi kuin paperinen.
Lyhyesti
- Ilman tositetta kulua ei lähtökohtaisesti saa vähentää. Kuitin kadotessa voit kuitenkin tehdä korvaavan tositteen eli itse laaditun selvityksen, jos kulu on todennettavissa muuten (tiliote, kalenteri, sähköposti).
- ALV-vähennys on tiukempi: sitä varten tarvitaan lasku tai kuitti, jossa vero on eritelty. Korvaava tosite riittää tuloverotuksessa, mutta ALV:tä ei yleensä saa takaisin ilman alkuperäistä.
- Tositteet säilytetään 6 vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Puhelimella kuvattu kuitti on laillinen tosite, ja paperin voi heittää pois.
- Kortin maksukuitti ei ole tosite. Tarvitaan myyjän kuitti, jossa näkyy mitä ostettiin ja paljonko veroa siihen sisältyi.
Mikä on tosite ja miksi sitä tarvitaan
Kirjanpitolaki vaatii, että jokainen kirjaus perustuu tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Tosite on yleensä myyjän antama lasku tai kuitti, ja siitä pitää käydä ilmi päivämäärä, myyjä, mitä ostettiin, summa ja arvonlisävero. Ilman tositetta kirjanpitäjä ei voi kirjata kulua, ja ilman kirjausta kulu ei pienennä verotettavaa tulostasi.
Tosite todistaa kaksi asiaa eri viranomaisille: tuloverotuksessa sen, että kulu on syntynyt ja liittyy yritystoimintaan, ja arvonlisäverotuksessa sen, että maksoit veroa, jonka saat vähentää. Näillä on eri vaatimukset, ja se ratkaisee, mitä kadonneelle kuitille voi tehdä.
Kuitti katosi: mitä voi tehdä
Ensimmäinen ja paras vaihtoehto on hankkia kopio. Useimmat myyjät antavat laskukopion pyydettäessä, verkkokaupat sähköpostista tai tililtä, ja monet kivijalkakaupat löytävät ostoksen kortin numerolla. Vasta kun kopiota ei saa, tehdään korvaava tosite.
- 1Pyydä kopio myyjältäSähköpostilla tai puhelimella. Ravintolat, huoltoasemat ja isot ketjut löytävät kuitin päivämäärällä ja korttinumeron lopulla. Verkkokaupat aina tililtä.
- 2Etsi muu alkuperäinen dokumenttiTilausvahvistus, sähköpostilasku, sovelluksen ostohistoria (Wolt, taksi, pysäköinti), leasing- tai sopimuslasku. Jos siinä on myyjä, päivä, sisältö ja ALV-erittely, se kelpaa tositteeksi.
- 3Tee korvaava tositeKirjoita itse selvitys: päivä, myyjä, mitä ostettiin, summa, miksi kulu liittyy yritykseen ja miksi alkuperäinen puuttuu. Liitä tiliotteen rivi ja muu näyttö (kalenterimerkintä, valokuva tuotteesta). Allekirjoita ja päivää.
- 4Kirjaa kulu, mutta älä ALV:täKorvaavalla tositteella kulu on vähennyskelpoinen tuloverotuksessa, jos se on uskottava. ALV-vähennystä ei tehdä, koska siihen vaaditaan myyjän antama tosite, jossa vero on eritelty.
Mikä kelpaa tositteeksi ja mikä ei
Kuinka paljon kadonneet kuitit maksavat
Yksittäinen kuitti on pieni. Ongelma on määrä ja säännöllisyys. Yrittäjä, jolta katoaa kuukaudessa kolme 30 euron kuittia, menettää vuodessa noin 1 100 euroa vähennyksiä ja 220 euroa ALV:tä. Marginaaliverolla 40 prosenttia se on noin 660 euroa liikaa maksettua veroa vuodessa. Kymmenessä vuodessa 6 600 euroa siitä, ettei kuittia kuvattu kassalla.
Toinen kustannus on kirjanpitäjän aika. Kun tiliotteella on tapahtuma ilman tositetta, kirjanpitäjä kysyy, sinä etsit, ja kumpikin käyttää aikaa. Perinteisessä tilitoimistossa se näkyy laskussa selvittelynä. Kolmas on riski: verotarkastuksessa tositteettomat kulut hylätään ensimmäisenä, ja jos niitä on paljon, koko kirjanpidon luotettavuus kyseenalaistuu.
Miten kuitit eivät katoa enää
Ratkaisu ei ole parempi kansio. Se on se, ettei paperia tarvitse säilyttää lainkaan. Kirjanpitolaki hyväksyy sähköisen tositteen, kunhan se on luettava ja säilytetään määräajan. Puhelimella kuvattu kuitti täyttää tämän, ja paperin voi heittää pois heti.
- Kuvaa kassalla, ennen kuin kuitti päätyy taskuun. Kolme sekuntia. Sovellus tunnistaa myyjän, summan ja ALV:n kuvasta.
- Ohjaa sähköpostikuitit suoraan kirjanpitoon. Verkkokauppojen, sovellusten ja tilausten kuitit voi lähettää edelleen kirjanpidon sähköpostiosoitteeseen tai asettaa säännön, joka tekee sen automaattisesti.
- Käytä yrityksen korttia yrityksen ostoihin. Silloin jokainen tapahtuma tiliotteella odottaa kuittiaan, ja puuttuvat näkyvät heti.
- Pyydä lasku, älä kuittia, isoista ostoista. Lasku tulee sähköpostiin tai verkkolaskuna eikä katoa.
- Tarkista puuttuvat kerran viikossa, ei kerran vuodessa. Viikon takainen kuitti löytyy vielä, vuoden takainen ei.
Taukon sovelluksessa tämä on rakennettu sisään: kuvaat kuitin, se tunnistetaan ja yhdistetään pankkitapahtumaan, ja kirjanpitäjä näkee joka viikko, mille tapahtumille kuitti puuttuu. Saat siitä ilmoituksen sovellukseen ennen ALV-ilmoitusta, ei sen jälkeen. Kuitit säilyvät kuusi vuotta ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään. Sähköisen kirjanpidon kokonaisuuden käymme läpi artikkelissa Sähköinen kirjanpito, ja vähennykset, joihin kuitteja tarvitaan, artikkelissa Yrittäjän verovähennykset. Hinnan näet laskurista.
Usein kysytyt
Saako kulun vähentää ilman kuittia?+
Tuloverotuksessa voi, jos teet korvaavan tositteen ja kulu on todennettavissa muuten, esimerkiksi tiliotteella. ALV-vähennystä ei saa ilman myyjän antamaa tositetta, jossa vero on eritelty.
Kelpaako kortin maksukuitti tositteeksi?+
Ei. Maksupäätteen kuitti todistaa maksun, mutta ei sitä, mitä ostettiin eikä ALV:n määrää. Tarvitaan myyjän varsinainen kuitti tai lasku.
Kuinka kauan kuitit pitää säilyttää?+
Tositteet kuusi vuotta ja kirjanpitokirjat, tilinpäätös ja tililuettelo kymmenen vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Sähköinen säilytys riittää.
Kelpaako puhelimella kuvattu kuitti?+
Kelpaa. Sähköinen tosite on laillinen, kun se on luettava ja säilytetään määräajan. Paperikuitin voi hävittää kuvaamisen jälkeen.
Miten teen korvaavan tositteen?+
Kirjoita selvitys, jossa on päivämäärä, myyjä, ostoksen sisältö, summa, kulun liittyminen yritykseen ja syy alkuperäisen puuttumiseen. Liitä tiliotteen rivi ja muu näyttö. Allekirjoita ja päivää.
Mitä tapahtuu verotarkastuksessa, jos kuitteja puuttuu?+
Tositteettomat kulut hylätään ja niistä määrätään lisävero ja veronkorotus. Jos puutteita on paljon, koko kirjanpidon luotettavuus voidaan kyseenalaistaa ja verotus toimittaa arviona.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Sähköinen kirjanpito: mitä se tarkoittaa käytännössä ja miksi se on halvempaa
Sähköinen kirjanpito ei ole PDF-raportti sähköpostissa. Se tarkoittaa, että kuitit kuvataan, pankki yhdistyy automaattisesti ja näet tilanteesi reaaliajassa. Tässä mitä se vaatii, mitä se säästää ja miten tunnistat aidosti sähköisen tilitoimiston.
Yrittäjän verovähennykset 2026: 27 kulua, jotka saat vähentää, ja 7 joita et
Mitä yrittäjä saa vähentää verotuksessa? Tässä käytännön lista 2026: puhelin, tietokone, työhuone, auto, koulutus, edustus, YEL, ohjelmistot ja lisävähennykset. Lisäksi seitsemän kulua, joita ei saa vähentää, ja miten pidät vähennykset tallessa ilman vaivaa.
ALV-ilmoitus: milloin, miten ja mitä siinä menee useimmin pieleen
ALV-ilmoitus annetaan OmaVerossa kauden mukaan, ja eräpäivä on kauden päättymistä seuraavan toisen kuukauden 12. päivä. Tässä selkeästi: verokaudet, mitä ilmoitukseen tulee, miten ALV lasketaan ja maksetaan, myöhästymismaksut ja kuusi virhettä, jotka toistuvat pienissä yrityksissä.