Hyvä kirjanpitäjä pienyritykselle: 9 asiaa, jotka erottavat kirjaajan neuvonantajasta

Kirjaaja vai neuvonantaja

Kirjanpitäjän lakisääteinen tehtävä on kirjata liiketapahtumat, tehdä ALV-ilmoitukset ja laatia tilinpäätös. Useimmat tilitoimistot tekevät tämän hyvin. Ongelma on, että se on vasta puolet siitä, mistä pienyrittäjä maksaa. Toinen puoli on tieto: paljonko voin nostaa palkkaa, riittääkö raha veroihin, kannattaako auto ostaa yritykselle, onko YEL-työtuloni järkevä. Kirjaaja vastaa näihin, jos kysyt ja maksat tuntihinnan. Neuvonantaja kertoo ennen kuin ehdit kysyä.

Ero ei ole osaamisessa. Sama henkilö voi olla kumpaa vain. Ero on siinä, miten hänen työnsä on organisoitu: montako asiakasta hänellä on, laskutetaanko hänen aikaansa tunneittain ja näkeekö hän numerosi silloin, kun niille voi vielä tehdä jotain.

9 tuntomerkkiä hyvästä kirjanpitäjästä

1. Vastaa nopeasti ja ilman laskua

Yrittäjän kysymykset eivät odota. Jos mietit torstaina, voitko maksaa itsellesi palkkaa perjantaina, vastaus ensi viikolla on hyödytön. Hyvä kirjanpitäjä vastaa saman päivän aikana, ja tavalliset kysymykset kuuluvat hintaan. Kun kysyminen maksaa, yrittäjä lakkaa kysymästä, ja se on kalliimpaa kuin mikään tuntihinta.

2. Kysyy yrityksesi arjesta

Ensimmäisessä tapaamisessa hyvä kirjanpitäjä haluaa tietää, miten myyt, mistä kulut tulevat, onko autoa tai kotitoimistoa, matkustatko, aiotko palkata. Näistä hän päättelee, mitkä vähennykset ja järjestelyt sinua koskevat. Jos tapaaminen koostuu vain hinnastosta ja sopimuksesta, hän ei aio neuvoa sinua.

3. Ehdottaa itse

Testi on yksinkertainen: onko nykyinen kirjanpitäjäsi koskaan ottanut yhteyttä ehdottaakseen jotain? Ennakkoverojen tarkistusta, palkan ja osingon suhdetta, YEL-työtulon muutosta, hankinnan ajoitusta. Jos ei kertaakaan vuodessa, hän ei katso numeroitasi sillä silmällä.

4. Puhuu sinun kieltäsi

Kirjanpidon sanasto on ammattilaisen työkalu, ei asiakkaan. Hyvä kirjanpitäjä osaa sanoa saman asian niin, että ymmärrät ilman selityksiä: ei jaksotusta vaan lasku, joka kuuluu ensi kuulle. Jos joudut googlaamaan kirjanpitäjäsi viestejä, ongelma on viestissä.

5. Näyttää luvut silloin, kun niille voi tehdä jotain

Kuukausiraportti kaksi kuukautta jälkikäteen kertoo historiaa. Sillä ei tee päätöksiä. Hyvä kirjanpitäjä työskentelee järjestelmässä, jossa näet kassavirran, tuloksen ja verovarauksen nyt, ja jossa hän näkee saman. Silloin keskustelu käydään numeroiden äärellä eikä muistin varassa.

6. On nimetty henkilö, joka pysyy

Iso osa kirjanpitäjän arvosta on siinä, että hän tuntee yrityksesi. Jos kirjanpitäjä vaihtuu vuosittain, tuo tieto katoaa joka kerta, ja yleensä sinä maksat uuden henkilön perehtymisen. Kysy suoraan: kuka hoitaa kirjanpitoni, ja mitä tapahtuu, jos hän vaihtaa työpaikkaa tai jää lomalle.

7. Osaa sanoa ei

Hyvä kirjanpitäjä ei kirjaa kaikkea, mitä pyydät. Jos haluat vähentää mökin remontin tai koko perheen puhelinliittymät, hän kertoo, miksi se ei onnistu ja mikä onnistuu sen sijaan. Kirjanpitäjä, joka ei koskaan vastusta, ei suojele sinua verotarkastuksessa.

8. Hinta on ennustettava

Ammattitaitoinen kirjanpitäjä osaa arvioida työmääräsi ja antaa hinnan, joka ei elä kuukausittain. Käyttöön perustuva hinta on reilu, kunhan kappalehinnat ovat näkyvissä etukäteen. Tuntilaskutus ilman kattoa on merkki siitä, että riski on siirretty sinulle.

9. Tuntee sinun alasi

Rakennusalan käännetty arvonlisävero, ravintolan kassajärjestelmän täsmäytys, verkkokaupan maksupalvelutilitykset, konsultin ulkomaanlaskutus. Jokaisella alalla on omat kohtansa, joissa kokematon kirjanpitäjä tekee saman virheen kuin edellinenkin. Kysy, montako sinun alasi yritystä hänellä on asiakkaana.

Mitä KLT ja auktorisointi kertovat, ja mitä eivät

KLT on Taloushallintoliiton ylläpitämä kirjanpidon ja laskentatoimen asiantuntijatutkinto. Se vaatii koulutuksen, työkokemuksen ja tentin, ja se on ylläpidettävä. Auktorisoitu tilitoimisto on Taloushallintoliiton jäsen, jolla on KLT-vastuuhenkilö ja jonka toimintaa valvotaan. Molemmat kertovat, että osaaminen on tarkistettu. Ne ovat hyvä pohjavaatimus.

Ne eivät kuitenkaan kerro, vastaako kirjanpitäjä nopeasti, ehdottaako hän mitään tai näetkö lukusi reaaliajassa. Olemme nähneet erinomaisia KLT-kirjanpitäjiä toimistoissa, joiden prosessit estävät heitä palvelemasta. Siksi tutkinto on lähtökohta, ei valintaperuste.

Viisi kysymystä ensimmäiseen tapaamiseen

1. Kuka hoitaa kirjanpitoni nimeltä, ja mitä tapahtuu hänen lomallaan? Hyvä vastaus on nimi ja varahenkilö. Huono on tiimi.
2. Kuinka nopeasti saan vastauksen tavalliseen kysymykseen, ja maksaako se? Hyvä vastaus on saman päivän aikana ja ei maksa. Huono on tuntihinta ja parin päivän kuluessa.
3. Milloin viimeksi ehdotit asiakkaalle jotain, mikä säästi veroja? Hyvä vastaus on konkreettinen esimerkki. Huono on hiljaisuus.
4. Mistä näen yritykseni kassavirran ja verovarauksen tänään? Hyvä vastaus on sovellus tai näkymä, johon sinulla on pääsy. Huono on kuukausiraportti.
5. Mitä koko vuosi maksaa, tilinpäätös, ohjelmisto ja neuvonta mukaan lukien? Hyvä vastaus on yksi luku. Huono on riippuu.

Merkit, että kirjanpitäjä on väärä

• Et tiedä, kuka kirjanpitosi tekee, tai henkilö on vaihtunut ilman ilmoitusta.
• Vastaus sähköpostiin kestää yli kaksi arkipäivää.
• Saat raportin, jota et ymmärrä, eikä kukaan selitä sitä.
• Ennakkoverot yllättävät joka kevät, suuntaan tai toiseen.
• Joudut itse muistuttamaan eräpäivistä.
• Lasku sisältää rivejä, joita et tunnista.
• Kirjanpitäjä ei ole koskaan kysynyt, mitä yrityksessäsi tapahtuu.

Kolme tai enemmän tarkoittaa, että maksat kirjaajasta neuvonantajan hinnan. Vaihto on helpompaa kuin luulet, ja siitä kerromme tarkemmin artikkelissa Tilitoimiston vaihtaminen.

Miten Tauko rakensi kirjanpitäjän työn toisin

Emme usko, että perinteisten tilitoimistojen kirjanpitäjät olisivat huonoja. Uskomme, että heidän työnsä on järjestetty niin, ettei neuvominen mahdu siihen. Kun yhdellä kirjanpitäjällä on kymmeniä asiakkaita, tositteet saapuvat kansioissa kuukauden lopussa ja jokainen minuutti kirjataan tuntilaskutukseen, aika menee kirjaamiseen.

Taukossa sovellus tekee kirjaamisen raskaan osan: kuitit tunnistetaan kuvasta, pankkitapahtumat yhdistyvät laskuihin ja ALV lasketaan automaattisesti. Kirjanpitäjän aika vapautuu siihen, mistä yrittäjä oikeasti hyötyy. Hän näkee saman näkymän kuin sinä, saa hälytyksen, kun ennakkovero ei vastaa tulosta, ja ottaa yhteyttä ennen kuin asia on ongelma. Kysyminen ei maksa, koska kysymykset ovat se osa työtä, joka tuottaa arvoa.

Jos haluat kokeilla, miltä se tuntuu, laske ensin hintasi ja varaa 15 minuutin puhelu. Kysy siinä ne viisi kysymystä. Vastaamme mielellämme.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.