Käteismyynti ja kassakirja: mitä laki vaatii kahvilalta, kampaamolta ja torimyyjältä, ja miten kassa täsmäytetään päivittäin

Miksi käteinen on kirjanpidon erityistapaus

Laskutusmyynnissä jokainen tapahtuma jättää jäljen: lasku, pankkitapahtuma, viite. Käteismyynnissä jälki syntyy vain, jos sinä teet sen. Siksi laki vaatii käteistä käsittelevältä yritykseltä enemmän: kuitin tarjoamista, päivittäistä kassakirjanpitoa ja täsmäytystä. Ja siksi verotarkastus kohdistuu käteisaloille useammin ja katsoo niissä eri asioita kuin laskutusyrityksissä.

Käteisaloja ovat ravintolat ja kahvilat, kampaamot ja kauneudenhoito, kioskit ja pienet kaupat, torimyynti, taksit, hierojat ja muut, joilla asiakas maksaa paikan päällä. Korttimaksu on kirjanpidossa lähempänä käteistä kuin laskua: se on päivän myyntiä, joka tilittyy pankkiin nipussa, ja sen erittely tulee kassajärjestelmästä tai maksupäätteen raportista.

Kuitintarjoamisvelvollisuus

Laki kuitintarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa velvoittaa tarjoamaan ostajalle kuitin, kun maksu tapahtuu käteisellä tai kortilla ja myynti on yli 20 euroa. Käytännössä kuitti tarjotaan kaikista, koska rajan seuraaminen on työläämpää kuin kuitin antaminen. Kuitissa pitää olla myyjän nimi ja Y-tunnus, päivämäärä, kuitin numero, myydyt tuotteet tai palvelut, hinta ja ALV verokannoittain. Kuitti voi olla paperinen tai sähköinen (sähköposti, sovellus), ja asiakkaan ei tarvitse ottaa sitä vastaan, mutta se pitää tarjota.

Laiminlyönnistä seuraa laiminlyöntimaksu 300 ja 1 000 euroa, ja tarkastajat tekevät koeostoja. Torimyynti ja ulkoilmatapahtumat ovat vapautettuja, samoin automaattimyynti ja arpajaiset, mutta kirjanpitovelvollisuus koskee niitäkin.

Kassakirja ja päiväraportti

Kirjanpitolaki vaatii, että käteisellä suoritetut maksut kirjataan viipymättä päiväkohtaisesti. Käytännössä se tarkoittaa kassakirjaa tai kassajärjestelmän päiväraporttia (Z-raportti), josta näkyy:

• Päivän myynti yhteensä ja verokannoittain (25,5 %, 13,5 %, 10 %)
• Myynti maksutavoittain: käteinen, kortti, MobilePay, lounassetelit, laskutus
• Kassan alkusaldo (pohjakassa) ja loppusaldo
• Kassasta maksetut menot (pienet ostot käteisellä) kuitteineen
• Käteisen tilitys pankkiin ja mahdollinen kassaero
• Hyvitykset, palautukset ja mitätöinnit eriteltyinä

Kirjanpitoon menee päiväraportti tai kuukausikooste tositteena. Yksittäisiä kuitteja ei kirjata erikseen, mutta kuittinauha tai sähköinen kuittiarkisto säilytetään kuusi vuotta. Kassajärjestelmä, joka tuottaa raportit automaattisesti ja arkistoi kuitit, tekee tästä lähes vaivatonta. Excel-kassakirja on sallittu, mutta työläämpi ja tarkastuksessa vähemmän vakuuttava.

Täsmäytys: kolme lukua, jotka pitää olla samat

Mitä verotarkastaja katsoo käteisalalla

Käteisala on verotarkastuksen painopiste, koska ohimyynti (myynti, jota ei lyödä kassaan) on mahdollista. Tarkastaja ei etsi yksittäistä puuttuvaa kuittia. Hän katsoo kokonaisuutta:

• Kate suhteessa alan keskiarvoon. Ravintolan myyntikate on tyypillisesti 65 ja 75 prosenttia, kampaamon tuotemyynnissä 40 ja 50. Jos ostot ovat isot ja myynti pieni, tarkastaja epäilee, että osa myynnistä puuttuu, ja voi arvioida myynnin ostojen perusteella.
• Käteisen osuus myynnistä. Jos käteismyynnin osuus on selvästi pienempi kuin alalla yleensä tai laskee äkillisesti, se herättää kysymyksen.
• Kassaerot ja mitätöinnit. Paljon mitätöintejä, negatiivisia kassaeroja tai harjoituskuitteja kertoo mahdollisesta manipuloinnista.
• Työntekijöiden määrä suhteessa myyntiin. Kolme työntekijää ja myynti, joka ei riitä palkkoihin, ei ole uskottava.
• Koeostot. Tarkastaja tai hänen edustajansa ostaa ja katsoo, tarjotaanko kuitti ja löytyykö osto myöhemmin kassajärjestelmästä.

Käteinen vai kortti: kirjanpidon näkökulma

Moni käteisala on siirtynyt korttiin, ja kirjanpidon kannalta se on helpotus: korttimaksut tilittyvät pankkiin, palvelumaksut näkyvät raportilla ja täsmäytys on automatisoitavissa. Yritys voi lain mukaan kieltäytyä käteisestä, jos siitä ilmoitetaan selvästi etukäteen, mutta käytännössä useimmat käteisalat ottavat molemmat. Kortin palvelumaksu (0,5 ja 2 prosenttia) on kulu, jonka ALV-käsittely riippuu palveluntarjoajasta: kotimaiset laskuttavat ALV:llä, ulkomaiset (Stripe, SumUp, Zettle) käännetyllä verolla. Lue Ulkomaiset laskut ja ALV.

Käteisen käsittelyn kustannus unohtuu usein: laskeminen, pankkiin vieminen, pohjakassan ylläpito, virheet ja riski. Pienelle kahvilalle se on helposti tunti viikossa. Kun käteisen osuus laskee alle 10 prosenttiin, kannattaa laskea, onko sen vastaanottaminen enää järkevää.

Miten käteismyynti hoituu Taukossa

Sovellukseen tuodaan kassajärjestelmän päivä- tai kuukausiraportti, ja se puretaan myynniksi verokannoittain ja maksutavoittain. Korttitilitykset yhdistyvät pankkitapahtumiin automaattisesti maksupäätepalvelun raportin perusteella, ja palvelumaksut kirjataan kuluksi oikealla ALV-käsittelyllä. Sinulta kysytään käteispanot ja kassaerot, jotka merkitset sovelluksessa. Kassasta maksetut pienet ostot kuvataan kuten muutkin kuitit. Kirjanpitäjä seuraa katetta kuukausittain ja kertoo, jos se poikkeaa alan tasosta, ennen kuin tarkastaja kysyy. Ravintola-alan erityiskysymyksiä käsittelemme alasivulla Ravintola ja palvelut, ja tositteiden vaatimuksia artikkelissa Kadonnut kuitti. Verotarkastuksen kulku on artikkelissa Verotarkastus pienyrityksessä, ja hinnan näet laskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.