Ravintola tai kahvila: tiedä päivän kate ennen kuin suljet ovet.

Miksi ravintolan kirjanpito on erilaista

Ravintolassa on kaksi tai kolme ALV-kantaa samalla kuitilla: ruoka 14 prosenttia, alkoholi 25,5 prosenttia, ja take away mahdollisesti eri kuin paikan päällä. Kassajärjestelmä tuottaa päivittäisen raportin, korttitilitykset tulevat tilille päivän tai kahden viiveellä, käteistä käsitellään, ja tavarantoimittajat laskuttavat viikoittain. Palkat ovat vuorolisineen ja työehtosopimuksineen oma maailmansa.

Perinteinen tilitoimisto kokoaa tämän kuukausittain kassaraporteista ja tiliotteista. Se toimii, mutta se ei kerro sinulle keskellä kuukautta, onko raaka-ainekulu karannut vai onko viikonlopun vuoroja liikaa. Tauko kytkeytyy kassajärjestelmääsi ja pankkiin, täsmäyttää myynnin, tilitykset ja ALV-kannat automaattisesti, ja näyttää katteen päivittäin.

Raaka-ainekate ja henkilöstökulu, reaaliajassa

Ravintolan kaksi tärkeintä lukua ovat raaka-ainekulun osuus myynnistä ja henkilöstökulun osuus myynnistä. Kun ne ovat kohdallaan, ravintola tuottaa. Kun ne karkaavat, sen huomaa perinteisessä mallissa vasta kuukausiraportista, ja silloin on menetetty jo kuukausi.

Tauko-sovellus näyttää molemmat luvut viikoittain. Kun tavarantoimittajan lasku kuvataan tai tulee verkkolaskuna, se on heti kulussa. Kun vuorot hyväksytään, palkkakulu on heti näkyvissä. Näet, mihin suuntaan kuukausi on menossa, ja ehdit reagoida.

Mitä tunnet arjessa

Ravintoloitsijat kertovat kolmesta muutoksesta.

• Kassa täsmäytyy itsestään. Kassaraportti, korttitilitykset ja käteinen täsmäytetään automaattisesti. ALV-kannat menevät oikein ilman, että kukaan laskee niitä käsin.
• Palkat hoituvat vuorolisineen. Sinä hyväksyt vuorot, me laskemme palkat työehtosopimuksen mukaan, ilmoitamme tulorekisteriin ja toimitamme palkkalaskelmat. Ravintola-alan TES on meille tuttu.
• Tavarantoimittajien laskut ovat yhdessä paikassa. Kuvaat tai välität ne sovellukseen, näet erääntymiset ja maksat ajallaan. Ei enää laskuja keittiön ilmoitustaululla.

Esimerkki: Mikko, lounasravintola, viisi työntekijää

Mikon osakeyhtiö pyörittää lounasravintolaa noin 600 000 euron liikevaihdolla. Töissä on hän itse ja viisi työntekijää, osa osa-aikaisina. Tavarantoimittajien laskuja tulee noin 60 kuukaudessa. Perinteinen tilitoimisto ja erillinen ohjelmisto maksavat tällaiselle yritykselle tyypillisesti yhteensä noin 1 182 euroa kuukaudessa: kirjanpito noin 420 euroa, palkanlaskenta 245 euroa, tilinpäätös ja veroilmoitus kuukausitasolle jaettuna 60 euroa, erillinen ohjelmisto, esimerkiksi Procountor, 219 euroa, lisätyöt tuntilaskutuksella noin 2,5 tuntia kuussa 95 euron tuntihinnalla, 238 euroa.

Taukossa Mikko maksaa 280 euroa kuukaudessa: kirjanpito 109 euroa, kuusi palkansaajaa 152 euroa ja käteiskassa 19 euroa. Se on 45 prosenttia vähemmän kuin perinteinen malli, eli 2 711 euroa vuodessa. Ravintolassa palkat ovat suurin erä, ja ne on hinnoiteltu henkilöä kohti, ei laskelmaa kohti.

Mikko kertoo, että tärkein muutos oli se, että hän näki raaka-ainekulun nousseen 32 prosentista 37 prosenttiin kolmessa viikossa, kun tavarantoimittaja oli nostanut hintoja hiljaa. Hän kilpailutti toimittajan samalla viikolla. Perinteisessä mallissa hän olisi huomannut sen kahden kuukauden päästä.

Käteinen, tipit ja verotarkastus

Ravintola-ala on verotarkastusten kohteena useammin kuin moni muu ala, ja käteisen käsittely on se, mitä tarkastaja katsoo ensimmäisenä. Tauko pitää kassakirjanpidon ajan tasalla päivittäin, ja jokainen käteistilitys täsmäytyy kassaraporttiin. Jos tarkastus tulee, aineisto on valmiina ja johdonmukaista.

Tipit käsitellään oikein sekä työntekijän että yrityksen verotuksessa. Kirjanpitäjäsi neuvoo, miten ne kannattaa kirjata teidän käytännöllänne.

Sesongit ja kassavirta

Kesäterassi, pikkujoulut, hiljainen tammikuu: ravintolan kassavirta vaihtelee. Tauko-sovelluksen kassavirtaennuste näyttää, riittääkö raha hiljaisen kuukauden yli, ja kirjanpitäjäsi ehdottaa ajoissa, kannattaako ALV-kautta pidentää tai ennakkoveroja tarkistaa. Se on tietoa, jolla nukut paremmin tammikuussa.

Kolme virhettä, jotka näemme ravintoloissa useimmin

Ravintolan kirjanpidon virheet näkyvät verotarkastuksessa ja katteessa.

• ALV-kannat menevät sekaisin. Ruoka 14, alkoholi 25,5, ja kassajärjestelmä on määritelty väärin yhdelle tuoteryhmälle. Virhe toistuu jokaisessa kuitissa kuukausia. Tauko tarkistaa kassajärjestelmän ALV-määrittelyt käyttöönotossa.
• Käteinen ei täsmää. Kassaraportin käteinen ja pankkiin viety käteinen eroavat, eikä eroa selvitetä. Verotarkastaja huomaa sen ensimmäisenä. Taukossa täsmäytys tehdään päivittäin.
• Palkkakulu huomataan liian myöhään. Vuoroja on liikaa hiljaisina päivinä, ja se näkyy vasta kuukausiraportissa. Taukossa henkilöstökulun osuus myynnistä näkyy viikoittain.

Miten ensimmäinen kuukausi etenee

Käyttöönotto ei vaadi keittiön sulkemista.

• Päivä 1: 15 minuutin puhelu. Käydään läpi kassajärjestelmä, työntekijät, tavarantoimittajat ja käteisen käsittely.
• Päivä 2: Kassajärjestelmä ja pankki kytketään. ALV-määrittelyt tarkistetaan tuoteryhmittäin. Tavarantoimittajien laskut ohjataan sovellukseen.
• Viikko 1: Ensimmäiset päivät täsmäytyvät automaattisesti. Kirjanpitäjäsi tarkistaa kassaraportit ja käteisen.
• Kuukausi 1: Näet raaka-ainekulun ja henkilöstökulun osuudet myynnistä. Palkat on laskettu TES:n mukaan ja ilmoitettu. Kirjanpitäjäsi ehdottaa, missä kate paranee.

Mitä hinta sisältää

Ravintolan hinta on yksi luku kuukaudessa tositemäärän mukaan, palkanlaskenta 19 euroa palkansaajalta ja käteiskassa 19 euroa kuukaudessa. Kassaraportit, kaksi ALV-kantaa ja kassakirja kuuluvat siihen.

• Juokseva kirjanpito, kassajärjestelmän täsmäytys ja käteiskirjanpito
• ALV-ilmoitukset useilla ALV-kannoilla
• Palkanlaskenta ravintola-alan TES:n mukaan vuorolisineen, tulorekisteri-ilmoitukset
• Tilinpäätös ja veroilmoitus kerran vuodessa, hinta sovittu etukäteen
• Oma nimetty kirjanpitäjä, vastaus alle tunnissa arkisin
• Tauko-sovellus: päivän kate, raaka-aine- ja henkilöstökulun osuus, tavarantoimittajien laskut, kassavirtaennuste

Miksi ei vain halpa kirjanpito-ohjelma?

Ravintolassa itsepalveluohjelma kaatuu kassaan, käteiseen ja palkkoihin. Kassajärjestelmän tapahtumia on satoja päivässä, ALV-kantoja useita, käteistä liikkuu, ja palkat lasketaan vuorolisineen työehtosopimuksen mukaan. Se on liikaa käsityötä yrittäjälle, jonka työpäivä on jo 12 tuntia.

Taukossa kassajärjestelmä ja pankki on kytketty, täsmäytys on automaattista ja palkat lasketaan puolestasi. Saat lisäksi ihmisen, joka tuntee ravintola-alan TES:n ja verotarkastuksen käytännöt. Hintaero itsepalveluun on pieni. Yksi vältetty verotarkastuksen huomautus kattaa sen.

Kysymys, jonka kirjanpitäjäsi kysyy ensimmäisenä

"Mikä on raaka-ainekulusi osuus myynnistä tällä viikolla?" Useimmat ravintoloitsijat tietävät sen suunnilleen viime kuulta. Harva tietää sen tältä viikolta, koska perinteinen kirjanpito ei kerro sitä. Taukossa se näkyy sovelluksessa joka päivä.

Kun tiedät raaka-ainekulun viikoittain, huomaat hinnannousut, hävikin ja annoskoot ajoissa. Se on ravintolan tärkein luku, ja se syntyy kirjanpidosta, joka on tehty ravintolaa varten.

Mitä et enää tee

Ravintoloitsijana päiväsi on pitkä. Tauko on tehty niin, että kirjanpito ei pidennä sitä.

• Et täsmäytä kassaa ja käteistä kuukauden lopussa
• Et laske ALV-kantoja kuiteista käsin
• Et laske palkkoja vuorolisineen itse
• Et etsi tavarantoimittajien laskuja ilmoitustaululta
• Et huomaa raaka-ainekulun nousua kahden kuukauden päästä
• Et pelkää verotarkastusta, koska aineisto on valmiina

Mitä seuraavaksi

Laske oma hintasi minuutissa. Kerro, mitä kassajärjestelmää käytät, niin kirjanpitäjäsi kytkee sen 15 minuutin puhelun jälkeen. Ensimmäisen viikon jälkeen tiedät päivän katteen ennen kuin suljet ovet.

Usein kysytyt