Verkkokauppias: tuhansia tapahtumia, ja silti tiedät katteen joka päivä.

Miksi verkkokaupan kirjanpito on erilaista

Kivijalkakaupassa on kassa ja tiliote. Verkkokaupassa on Shopify tai WooCommerce, Stripe, Klarna, PayPal ja pankki, ja jokainen näistä tilittää rahat eri tahtiin ja eri palkkiolla. Yhden päivän myynti voi olla 80 tilausta, joista raha tulee tilille neljässä erässä kolmen viikon aikana. Perinteinen tilitoimisto kirjaa tämän tiliotteen perusteella, ja lopputulos on kirjanpito, joka ei kerro sinulle mitään hyödyllistä.

Tauko yhdistää verkkokauppa-alustan, maksunvälittäjät ja pankin. Jokainen tilaus, palkkio ja palautus täsmäytetään automaattisesti. Sinä näet myynnin, palkkiot ja katteen reaaliajassa, tuotteittain.

EU-myynti ja ALV ilman päänsärkyä

Kun myyt kuluttajille muihin EU-maihin, ALV maksetaan ostajan maan kannalla, kun myynti ylittää 10 000 euroa vuodessa. Tämä hoidetaan OSS-järjestelmän kautta, ja se on yksi yleisimmistä paikoista, joissa verkkokauppiaan kirjanpito menee pieleen.

Tauko-sovellus seuraa EU-myyntiäsi maittain, huomauttaa kun raja lähestyy, ja kirjanpitäjäsi hoitaa OSS-rekisteröinnin ja ilmoitukset. Sinä myyt Saksaan ja Ruotsiin samalla vaivalla kuin Suomeen.

Mitä tunnet arjessa

Verkkokauppiaat kertovat kolmesta muutoksesta.

• Näet katteen tuotteittain. Ei vain liikevaihtoa, vaan sitä, mitä jää maksunvälityspalkkioiden, toimituskulujen ja ostohinnan jälkeen. Se on tieto, jolla päätät, mitä mainostat ja mitä poistat valikoimasta.
• Palautukset ja alennukset menevät oikein. Kun asiakas palauttaa tuotteen, myynti ja ALV oikaistaan automaattisesti. Ei käsityötä, ei virheitä ALV-ilmoituksessa.
• Varasto on tiedossa. Varaston arvo päivittyy ostojen ja myyntien mukana, ja tilinpäätöksessä ei tule yllätystä inventaarion kanssa.

Esimerkki: Sofia, sisustusverkkokauppa

Sofian osakeyhtiö myy sisustustuotteita Shopifyssa noin 400 000 euron vuosiliikevaihdolla, josta noin viidennes menee Ruotsiin ja Saksaan. Tilauksia on noin 500 kuukaudessa. Työntekijöitä on hän itse ja yksi osa-aikainen. Perinteinen tilitoimisto ja erillinen ohjelmisto maksavat tällaiselle yritykselle tyypillisesti yhteensä noin 822 euroa kuukaudessa: kirjanpito noin 380 euroa, palkanlaskenta 91 euroa, tilinpäätös ja veroilmoitus kuukausitasolle jaettuna 60 euroa, erillinen ohjelmisto, esimerkiksi Procountor, 128 euroa, lisätyöt tuntilaskutuksella noin 1,5 tuntia kuussa 95 euron tuntihinnalla, 163 euroa.

Taukossa Sofia maksaa 199 euroa kuukaudessa: kirjanpito 129 euroa, kaksi palkansaajaa 57 euroa ja EU-kuluttajamyynnin OSS-ilmoitus 13 euroa. Tilausten määrä ei nosta hintaa, koska automaattisesti täsmäytetyt tilaukset eivät ole tositteita. Se on 62 prosenttia vähemmän kuin perinteinen malli, eli 3 924 euroa vuodessa.

Sofia sanoo, että suurin muutos ei ollut hinta vaan se, että hän näki ensimmäistä kertaa, että kolme suosituinta tuotetta tuottivat käytännössä nollakatteen toimituskulujen jälkeen. Hän nosti hintoja ja tulos parani enemmän kuin koko vuoden kirjanpitomaksun verran yhdessä kuukaudessa.

Mainoskulut, ohjelmistot ja ulkomaiset laskut

Meta, Google, Klaviyo, Shopify: verkkokauppiaan kulut ovat pääosin ulkomaisia laskuja, joissa ALV käsitellään käännetysti. Perinteisessä mallissa nämä kirjataan usein väärin, ja ALV jää joko ilmoittamatta tai vähentämättä. Tauko tunnistaa ulkomaiset ohjelmisto- ja mainoslaskut automaattisesti ja käsittelee ALV:n oikein.

Näet myös mainoskulut suhteessa myyntiin reaaliajassa. Kun mainosbudjetti nousee ja kate ei, huomaat sen samana viikkona, et kahden kuukauden päästä.

Kasvu ja rahoitus

Kun verkkokauppa kasvaa, tarvitset rahoitusta varastoon tai markkinointiin. Rahoittaja haluaa nähdä ajantasaiset luvut, ei viime vuoden tilinpäätöstä. Taukossa saat kassavirtaennusteen ja tuloslaskelman napista, milloin tahansa. Se nopeuttaa rahoituspäätöksiä ja parantaa ehtoja.

Kolme virhettä, jotka näemme verkkokaupoilla useimmin

Verkkokaupan kirjanpidon virheet piiloutuvat määrään. Kun tapahtumia on tuhansia, yksittäinen virhe toistuu tuhat kertaa.

• Myynti kirjataan tilitysten, ei tilausten mukaan. Stripen tilitys on myynti miinus palkkiot miinus palautukset. Kun se kirjataan yhtenä summana, liikevaihto, kulut ja ALV ovat kaikki väärin.
• EU-myynnin raja ylittyy huomaamatta. Kymmenentuhannen euron raja kuluttajamyynnille muihin EU-maihin täyttyy nopeammin kuin luulisi. Kun se huomataan jälkikäteen, ALV on maksettu väärään maahan.
• Ulkomaisten mainos- ja ohjelmistolaskujen ALV jää käsittelemättä. Meta ja Google laskuttavat Irlannista ilman ALV:tä. Se pitää ilmoittaa käännetysti, ja vähennys tehdä samalla. Moni jättää molemmat tekemättä.

Miten ensimmäinen kuukausi etenee

Käyttöönotto on kytkentöjä, ei käsityötä.

• Päivä 1: 15 minuutin puhelu. Käydään läpi alusta, maksunvälittäjät, myyntimaat ja varasto.
• Päivä 2: Shopify tai WooCommerce, Stripe, Klarna ja pankki kytketään. Tilaukset alkavat virrata kirjanpitoon automaattisesti.
• Viikko 1: Ensimmäiset tilitykset täsmäytyvät. Kirjanpitäjäsi tarkistaa palkkiot, palautukset ja ALV-kannat maittain.
• Kuukausi 1: Näet katteen tuotteittain ensimmäistä kertaa. Kirjanpitäjäsi käy sen kanssasi läpi ja kertoo, jos OSS-rekisteröinti on ajankohtainen.

Mitä hinta sisältää

Verkkokaupan hinta ei nouse tilausten mukaan: automaattisesti täsmäytetyt tilaukset eivät ole tositteita, vaan hinta lasketaan käsin käsiteltävistä kuiteista ja ostolaskuista. EU-kuluttajamyynnin OSS-ilmoitus on 39 euroa neljännekseltä.

• Juokseva kirjanpito, alustan ja maksunvälittäjien automaattinen täsmäytys
• ALV-ilmoitukset Suomeen ja OSS-ilmoitukset EU-myynnistä
• Tilinpäätös ja veroilmoitus kerran vuodessa, varaston arvostus
• Oma nimetty kirjanpitäjä, vastaus alle tunnissa arkisin
• Tauko-sovellus: kate tuotteittain, mainoskulut suhteessa myyntiin, kassavirtaennuste
• Palkanlaskenta, jos sinulla on työntekijöitä

Miksi ei vain halpa kirjanpito-ohjelma?

Verkkokaupan kanssa itsepalveluohjelma kaatuu määrään ja täsmäytykseen. Stripen tilitys ei ole myynti, eikä ohjelma tiedä, paljonko palkkioita ja palautuksia sen sisällä on. EU-myynnin ALV-raja ja OSS-ilmoitukset ovat asioita, joita ohjelma ei seuraa. Ja kun mainoskulut kasvavat, kukaan ei kerro, kasvaako kate samaa tahtia.

Taukossa alusta, maksunvälittäjät ja pankki on kytketty niin, että täsmäytys on automaattista, ja ihminen katsoo, että EU-myynti ja ulkomaiset laskut menevät oikein. Hintaero itsepalveluun on pieni suhteessa siihen, että näet katteen tuotteittain ja teet päätökset sen perusteella.

Kysymys, jonka kirjanpitäjäsi kysyy ensimmäisenä

"Mikä on katteesi toimituskulujen ja palkkioiden jälkeen, tuotteittain?" Lähes jokainen verkkokauppias tietää liikevaihtonsa. Harva tietää katteensa tuotteittain, koska perinteinen kirjanpito ei sitä kerro. Taukossa se on sovelluksen ensimmäinen näkymä.

Kun tiedät katteen tuotteittain, tiedät, mitä mainostaa, mitä hinnoitella uudelleen ja mitä poistaa. Se on verkkokaupan tärkein luku, ja se syntyy kirjanpidosta, joka on tehty verkkokauppaa varten.

Mitä et enää tee

Verkkokauppiaana kilpailet katteella ja nopeudella. Tauko on tehty niin, että kirjanpito ei hidasta kumpaakaan.

• Et täsmäytä Stripen tilityksiä käsin
• Et seuraa EU-myynnin ALV-rajaa itse
• Et mieti, miten Metan lasku käsitellään ALV:ssä
• Et laske katetta tuotteittain taulukossa
• Et tee inventaariota tilinpäätöstä varten paniikissa
• Et maksa lisälaskua OSS-ilmoituksista

Mitä seuraavaksi

Laske oma hintasi minuutissa. Kerro, mitä alustaa ja maksunvälittäjiä käytät, niin kirjanpitäjäsi kytkee ne 15 minuutin puhelun jälkeen. Ensimmäisen kuukauden lopussa näet katteen tuotteittain ensimmäistä kertaa.

Usein kysytyt