Ohjelmistoyrittäjä: kirjanpito, joka toimii kuin hyvä API.

Miksi ohjelmistoyrityksen kirjanpito on erilaista

Ohjelmistoyrityksellä on harvoin paljon kuitteja, mutta sillä on paljon toistuvia ulkomaisia laskuja: AWS, GitHub, Figma, Slack, Google, OpenAI. Jokainen niistä on käännetyn ALV:n tapaus, joka pitää ilmoittaa oikein. Tulot tulevat usein Stripen kautta dollareissa tai euroissa, ja kurssierot pitää kirjata. Jos yrityksessä on useampi osakas tai sijoittaja, tarvitaan raportointia, jota perinteinen tilitoimisto ei tuota ilman lisälaskua.

Tauko-sovellus tunnistaa ulkomaiset ohjelmistolaskut automaattisesti, käsittelee ALV:n käännetysti ja kirjaa kurssierot. Stripe, Paddle ja pankki kytketään, ja MRR, kulut ja runway näkyvät reaaliajassa.

Käännetty ALV, jonka et huomaa

Jokainen ulkomainen SaaS-lasku on ALV-ilmoituksessa kaksi riviä: ostot muista EU-maista tai EU:n ulkopuolelta, ja vastaava vähennys. Kun tämä tehdään käsin kymmenille laskuille kuukaudessa, virheitä tulee. Kun se jää tekemättä, Verohallinto huomauttaa. Tauko tekee sen automaattisesti jokaiselle laskulle, ja kirjanpitäjäsi tarkistaa, että ilmoitus täsmää.

Sinun ei tarvitse tietää, mikä on EU-palveluosto ja mikä ei. Sinun tarvitsee vain antaa laskujen tulla.

Mitä tunnet arjessa

Ohjelmistoyrittäjät kuvaavat kolmea muutosta.

• Runway on aina tiedossa. Sovellus näyttää kassan, kuukausittaisen polton ja sen, kuinka monta kuukautta rahaa riittää. Se on luku, jonka jokainen perustaja haluaa nähdä joka päivä, ei kuukausiraportista.
• Sijoittajaraportti syntyy napista. Tuloslaskelma, tase ja kassavirta ovat aina ajan tasalla. Kun sijoittaja tai hallitus kysyy, lähetät linkin.
• Valuutat ja kurssierot menevät oikein. Dollarilaskutus, euromääräinen kirjanpito, kurssierot kirjattuna automaattisesti. Ei käsityötä, ei tilinpäätösyllätyksiä.

Esimerkki: Ville ja Noora, SaaS-yritys, kaksi perustajaa

Villen ja Nooran osakeyhtiö tekee noin 250 000 euron vuosiliikevaihdon SaaS-tuotteella, josta puolet tulee dollareissa Stripen kautta. Palkkalistalla on molemmat perustajat ja kaksi kehittäjää. Ulkomaisia SaaS-laskuja on noin 40 kuukaudessa. Perinteinen tilitoimisto ja erillinen ohjelmisto maksavat tällaiselle yritykselle tyypillisesti yhteensä noin 664 euroa kuukaudessa: kirjanpito noin 270 euroa, palkanlaskenta 91 euroa, tilinpäätös ja veroilmoitus kuukausitasolle jaettuna 40 euroa, erillinen ohjelmisto, esimerkiksi Procountor, 100 euroa, lisätyöt tuntilaskutuksella noin 1,5 tuntia kuussa 95 euron tuntihinnalla, 163 euroa.

Taukossa heillä maksaa 223 euroa kuukaudessa: kirjanpito 109 euroa, neljä palkansaajaa 95 euroa ja EU-myynnin yhteenvetoilmoitus 19 euroa. Ulkomaiset SaaS-laskut ja käännetty ALV kuuluvat hintaan. Se on 46 prosenttia vähemmän kuin perinteinen malli, eli 2 303 euroa vuodessa.

Noora sanoo, että ratkaisevaa oli se, että he saivat ensimmäisen rahoituskierroksen due diligence -aineiston koottua yhdessä iltapäivässä, koska kirjanpito oli ajan tasalla ja raportit valmiina. Edellisessä yrityksessä siihen meni kolme viikkoa ja tilitoimiston lisälasku.

Osakkaat, optiot ja tuotekehitys

Kun yrityksessä on useampi osakas tai henkilöstölle annetaan optioita, verotus muuttuu monimutkaisemmaksi. Kirjanpitäjäsi tuntee optioiden ja osakeantien käsittelyn ja neuvoo ennen päätöksiä, ei niiden jälkeen. Tuotekehityksen kulut voidaan tietyin edellytyksin aktivoida taseeseen, mikä vaikuttaa tulokseen ja rahoitusneuvotteluihin. Käymme sen läpi kanssasi ja teemme sen oikein.

Tutkimus- ja kehitystoiminnan lisävähennys on verohyöty, jonka moni ohjelmistoyritys jättää hyödyntämättä. Tarkistamme, oletko oikeutettu siihen.

Perustajien palkka ja osinko

Perustajat maksavat itselleen usein liian vähän tai väärässä muodossa. Kirjanpitäjäsi katsoo palkan ja osingon suhdetta yhtiön nettovarallisuuden ja sinun tilanteesi mukaan, ja ehdottaa syksyllä, mitä loppuvuonna kannattaa tehdä. Se on keskustelu, joka perinteisessä mallissa käydään keväällä, kun on myöhäistä.

Kolme virhettä, jotka näemme ohjelmistoyrityksissä useimmin

Ohjelmistoyrityksen virheet eivät ole kuiteissa. Ne ovat rakenteissa.

• Ulkomaisten SaaS-laskujen ALV ilmoitetaan puutteellisesti. Kymmenet laskut kuukaudessa, jokainen kaksi riviä ALV-ilmoituksessa. Kun se tehdään käsin, osa jää pois. Tauko tekee sen automaattisesti.
• Tuotekehityksen kulut kirjataan väärin suhteessa rahoitukseen. Aktivointi tai kuluksi kirjaaminen vaikuttaa tulokseen, jota sijoittaja katsoo. Päätös kannattaa tehdä tietoisesti, ei vahingossa.
• Perustajien palkka on liian pieni tai väärässä muodossa. Se vaikuttaa sekä perustajan henkilökohtaiseen verotukseen että yhtiön nettovarallisuuteen. Syksyn palkka vai osinko -keskustelu korjaa tämän.

Miten ensimmäinen kuukausi etenee

Käyttöönotto on integraatioita. Sinä osaat ne.

• Päivä 1: 15 minuutin puhelu. Käydään läpi maksunvälittäjät, valuutat, osakkaat, rahoitus ja se, mitä raportteja tarvitset.
• Päivä 2: Stripe tai Paddle, pankki ja tarvittaessa palkkajärjestelmä kytketään. Ulkomaiset SaaS-laskut ohjataan sovellukseen.
• Viikko 1: Ensimmäiset tilitykset ja laskut kirjautuvat. Kirjanpitäjäsi tarkistaa käännetyn ALV:n ja kurssierot.
• Kuukausi 1: Näet runwayn, MRR:n ja kulut samasta näkymästä. Tuloslaskelma ja tase ovat jaettavissa sijoittajille linkillä.

Mitä hinta sisältää

Ohjelmistoyrityksen hinta on yksi luku kuukaudessa tositemäärän mukaan ja palkanlaskenta 19 euroa palkansaajalta. Ulkomaisten SaaS-laskujen käännetty ALV ja EU-myynnin ilmoitukset kuuluvat hintaan.

• Juokseva kirjanpito, maksunvälittäjien täsmäytys ja kurssierot
• ALV-ilmoitukset, ulkomaisten palveluostojen käännetty ALV
• Palkanlaskenta ja tulorekisteri-ilmoitukset
• Tilinpäätös ja veroilmoitus kerran vuodessa, tuotekehityskulujen käsittely
• Oma nimetty kirjanpitäjä, vastaus alle tunnissa arkisin
• Tauko-sovellus: runway, MRR, kulut, sijoittajaraportit linkillä
• Optioiden ja osakeantien verokäsittely, T&K-lisävähennyksen tarkistus

Miksi ei vain halpa kirjanpito-ohjelma?

Ohjelmistoyrittäjä osaa käyttää ohjelmia, joten itsepalvelu tuntuu luontevalta. Ja kirjanpidon rutiinit se hoitaakin. Se ei kuitenkaan ilmoita kymmenien ulkomaisten SaaS-laskujen käännettyä ALV:tä puolestasi, ei kirjaa kurssieroja, ei neuvo tuotekehityskulujen aktivoinnissa eikä tuota sijoittajalle kelpaavaa raporttia ilman käsityötä.

Taukossa integraatiot ovat valmiina ja ihminen tarkistaa, että ALV, kurssierot ja rahoittajaraportit ovat oikein. Hintaero itsepalveluun on pieni. Yksi sujuva rahoituskierros kattaa sen moninkertaisesti.

Kysymys, jonka kirjanpitäjäsi kysyy ensimmäisenä

"Kuinka monta kuukautta rahaa riittää nykyisellä poltolla?" Perustajat tietävät sen yleensä suunnilleen. Harva tietää tarkasti, koska perinteinen kirjanpito laahaa kaksi kuukautta jäljessä. Taukossa runway on sovelluksen ensimmäinen luku.

Kun runway on tiedossa joka päivä, rahoitusneuvottelut aloitetaan ajoissa, rekrytoinnit ajoitetaan oikein ja kukaan ei yllätty. Se on ohjelmistoyrityksen tärkein luku, ja se syntyy kirjanpidosta, joka toimii kuin hyvä API.

Mitä et enää tee

Ohjelmistoyrittäjänä rakennat tuotetta. Tauko on tehty niin, että kirjanpito toimii taustalla kuin hyvä palvelu.

• Et ilmoita kymmenien SaaS-laskujen käännettyä ALV:tä käsin
• Et kirjaa kurssieroja itse
• Et kokoa sijoittajaraporttia taulukoista
• Et arvaa runwayta
• Et päätä tuotekehityskulujen käsittelystä vahingossa
• Et maksa lisälaskua due diligence -aineistosta

Mitä seuraavaksi

Laske oma hintasi minuutissa. Kerro, mitä maksunvälittäjää ja pankkia käytät, niin kirjanpitäjäsi kytkee ne 15 minuutin puhelun jälkeen. Ensimmäisen kuukauden lopussa näet runwayn ja MRR:n samasta näkymästä kuin kirjanpitäjäsi.

Usein kysytyt