Tilitoimiston vaihtaminen: näin se tehdään ilman katkoa, sakkoja tai riitaa

Milloin tilitoimisto kannattaa vaihtaa

Useimmat yrittäjät vaihtavat tilitoimistoa vuosia liian myöhään. Syy on harvoin se, ettei ongelmaa huomattaisi. Syy on, että vaihto tuntuu työläältä ja nykyinen toimisto tuntuu tutulta, vaikka se ei palvelisi. Kokemuksemme mukaan vaihtoa harkitaan tyypillisesti näistä syistä:

• Vastaus kysymykseen kestää päiviä, ja jokainen kysymys näkyy laskussa tuntihintana.
• Näet yrityksesi tilanteen vasta kuukausia jälkikäteen PDF-raportista.
• Kirjanpitäjä on vaihtunut useaan kertaan, ja jokainen uusi aloittaa alusta.
• Lasku on kasvanut, mutta palvelu ei. Tilinpäätöksen hinta yllätti taas.
• Kukaan ei ole koskaan ehdottanut mitään, mikä säästäisi veroja tai aikaa.
• Tositteet pitää edelleen toimittaa sähköpostilla tai kansiossa.

Jos tunnistat näistä kaksi tai useamman, vaihto maksaa itsensä takaisin nopeasti. Yksi väärin arvioitu ennakkovero tai käyttämättä jäänyt vähennys on yleensä isompi summa kuin koko vaihdon vaiva.

Mitä sopimuksesta pitää tarkistaa ennen irtisanomista

Tilitoimistosopimukset noudattavat usein alan yleisiä sopimusehtoja (KL2004 tai uudemmat TAL-ehdot). Niissä irtisanomisaika on yleensä yksi kuukausi, mutta osa toimistoista on kirjoittanut sopimukseen kolme kuukautta tai jopa sitoumuksen tilikauden loppuun. Lue nämä kohdat ennen kuin ilmoitat mitään:

• Irtisanomisaika ja se, lasketaanko se kuukauden vaihteesta vai ilmoituspäivästä.
• Mitä irtisanomisaikana laskutetaan. Osa laskuttaa täyden kuukausihinnan, vaikka työtä ei enää tehtäisi.
• Kuka tekee tilinpäätöksen, jos vaihto osuu tilikauden loppuun, ja mitä se maksaa.
• Aineiston luovutus: missä muodossa, missä ajassa ja maksaako se. Kohtuullinen käytäntö on sähköinen aineisto ilman erillistä maksua.
• Ohjelmistolisenssi: jos kirjanpito on tehty toimiston Procountor- tai Netvisor-ympäristössä, kysy, säilyykö pääsysi historiaan.

Irtisano aina kirjallisesti, sähköposti riittää. Kirjoita päivämäärä, jolloin haluat palvelun päättyvän, ja pyydä vahvistus. Tämä on se hetki, jolloin kohteliaisuus kannattaa: sama toimisto luovuttaa aineistosi ja vastaa uuden kirjanpitäjän kysymyksiin.

Kirjanpitoaineisto on sinun, ei tilitoimiston

Tämä on kohta, josta syntyy eniten huolta ja vähiten oikeita ongelmia. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineisto kuuluu kirjanpitovelvolliselle eli yrityksellesi. Tilitoimisto säilyttää sitä puolestasi, mutta se ei voi pidättää aineistoa esimerkiksi maksamattoman laskun vuoksi. Jos toimisto vitkuttelee, viittaa kirjanpitolakiin ja pyydä aineisto määräpäivään mennessä. Käytännössä riitoja tulee harvoin, ja useimmat toimistot toimittavat aineiston viikossa.

Vaihto vaihe vaiheelta

Miksi vaihto pelottaa ja miksi ei pitäisi

Kolme pelkoa toistuu lähes jokaisessa keskustelussa, jonka käymme vaihtoa harkitsevan yrittäjän kanssa.

Jotain katoaa matkalla

Kirjanpito on jatkumo, ja siksi vaihdossa täsmäytetään. Uusi kirjanpitäjä vertaa avaavia saldoja pankkitiliin, ALV-velkaan ja edelliseen tilinpäätökseen. Jos vanhassa kirjanpidossa on virhe, se löytyy nyt. Moni vaihtaja saa tässä vaiheessa ensimmäistä kertaa kunnollisen kuvan siitä, missä yritys oikeasti menee.

Maksan kahta toimistoa yhtä aikaa

Tämä on todellinen riski, jos irtisanot väärään aikaan. Ratkaisu on ajoitus: sovi uuden toimiston aloitus samaan päivään, jona vanha loppuu. Jos irtisanomisaika on pitkä, uusi toimisto voi aloittaa aineiston vastaanoton ja valtuuksien tekemisen jo ennen laskutuksen alkua. Taukossa laskutus alkaa vasta siitä kuukaudesta, jonka kirjanpidon teemme.

Uusi kirjanpitäjä ei tunne yritystäni

Totta, aluksi ei. Siksi ensimmäinen puhelu on tärkein. Hyvä kirjanpitäjä kysyy, mitä yrityksesi arjessa oikeasti tapahtuu: millaisia kuluja on, miten myynti tulee, onko autoa, matkoja, työntekijöitä. Tunnin keskustelu korvaa vuosien hiljaisen tuttuuden, jos toinen osapuoli ei koskaan kysynyt mitään.

Mikä vaihdossa menee yleensä pieleen

Miten vaihto tapahtuu Taukossa

Rakensimme vaihdon niin, että yrittäjän osuus on yksi puhelu. Käymme läpi yrityksesi arjen, kirjaamme sopimuksesi irtisanomisajan ja sovimme aloituspäivän. Sen jälkeen pyydämme aineiston vanhalta toimistolta, syötämme avaavat saldot ja täsmäytämme tilit. Saat sovelluksen käyttöösi heti, joten voit alkaa kuvata kuitteja jo ennen virallista aloitusta. Kirjanpitäjäsi on nimetty henkilö, joka vastaa alle tunnissa arkisin, eikä kysyminen maksa mitään.

Vaihdon hinta on 99 euroa kertamaksuna. Se kattaa aineiston siirron, avaavien saldojen syötön ja täsmäytyksen. Emme tee ilmaista vaihtoa, koska huolellinen täsmäytys vie oikeasti aikaa, ja se on juuri se työ, joka pelastaa sinut vanhan kirjanpidon virheiltä. Jos huomaamme täsmäytyksessä jotain korjattavaa, kerromme sen ennen kuin teemme mitään.

Jos mietit vielä, kannattaako vaihtaa, katso ensin, mitä kirjanpitosi maksaisi meillä. Jos ero ei ole merkittävä, ei kannata vaihtaa pelkän hinnan takia. Jos ero on satoja euroja kuussa tai saat vihdoin kirjanpitäjän, joka vastaa, päätös on helpompi. Hinnoittelusta kerromme tarkemmin artikkelissa Kirjanpidon hinta 2026.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.