Tilitoimiston kilpailutus: tarjouspyyntömalli, 12 kysymystä ja pisteytys, jolla vertaat tarjoukset oikein
Tilitoimistojen tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia, ellei tarjouspyyntö pakota niitä siihen. Tässä valmis tarjouspyyntö (kopioitava), 12 kysymystä, joihin jokaisen tarjoajan pitää vastata, pisteytysmalli hinnan ja palvelun painotukseen, tavalliset ansat (mainoshinta, tuntihinta, ohjelmistolisenssi) ja miten kilpailutus tehdään nykyistä toimistoa loukkaamatta.
Lyhyesti
- Kilpailutuksen tärkein vaihe on tarjouspyyntö: anna kaikille samat lähtötiedot (yritysmuoto, tositemäärä, palkat, erityispiirteet) ja vaadi vuosihinta kaikkineen. Ilman sitä vertaat mainoshintoja.
- 12 kysymystä paljastavat palvelun: kuka on kirjanpitäjäni, vastausaika, mitä hintaan kuuluu, ohjelmisto, näkymä tilanteeseen, tilinpäätöksen hinta, irtisanomisaika, aineiston luovutus, vastuuvakuutus, alan kokemus, neuvonnan sisältyminen, hinnan muutosperusteet.
- Pisteytä hinta 40 %, palvelu 60 %. Halvin vuosihinta on harvoin paras, jos vastausaika on viikko ja neuvonta tuntihinnalla.
- Kilpailuta 2 ja 3 vuoden välein tai kun palvelu muuttuu. Kerro nykyiselle toimistolle rehellisesti; hyvä toimisto vastaa tarjouspyyntöön, huono loukkaantuu.
Miksi tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia
Kun pyydät kolmelta tilitoimistolta tarjouksen, saat kolme erilaista dokumenttia: yksi kertoo kuukausihinnan 89 euroa, toinen tositehinnan 2,50 euroa ja tuntihinnan 105 euroa, kolmas kiinteän 245 euroa kaikkineen. Mikään ei ole vertailukelpoinen toiseen, koska jokainen on laskettu eri oletuksilla ja jättää eri asioita ulkopuolelle. Kilpailutuksen työ ei ole tarjousten lukemista vaan tarjouspyynnön kirjoittamista niin, että vastaukset ovat samanmuotoisia.
Toinen syy on, että hinta on vain puolet. Kirjanpidon arvo syntyy siitä, mitä kirjanpitäjä tekee sen lisäksi, että kirjaa: vastaa, ehdottaa, varoittaa. Sitä ei näe hinnastosta, ja siksi kysymykset ovat yhtä tärkeitä kuin lukuja.
Tarjouspyyntö: kopioi ja täytä
Lähetä sama viesti jokaiselle. Täytä hakasulkeet omilla tiedoillasi.
- Yritys: [nimi], [toiminimi / osakeyhtiö], Y-tunnus [x], toimiala [x], perustettu [vuosi], tilikausi [kalenterivuosi / muu].
- Volyymi kuukaudessa: myyntilaskuja [x], ostolaskuja [x], kuitteja [x], pankkitapahtumia [x]. Vilkkain kuukausi [x], hiljaisin [x].
- Palkat: [ei / x työntekijää / oma palkka oy:stä], palkanmaksukertoja kuussa [x].
- Erityispiirteet: [ALV-velvollinen kyllä/ei, verokaudet], [käteismyynti], [verkkokauppa ja maksupalvelut], [EU- tai ulkomaanmyynti], [auto], [työmatkat], [käännetty ALV rakentaminen], [muu].
- Nykytila: [itse tehty / tilitoimisto X], vaihdon ajankohta [tilikauden vaihde / pvm].
- Pyydän vuosihinnan (alv 0), joka sisältää: juoksevan kirjanpidon yllä olevalla volyymilla, ALV-ilmoitukset, palkanlaskennan ja tulorekisteri-ilmoitukset, tilinpäätöksen ja veroilmoituksen, ohjelmiston tai sovelluksen, aineiston säilytyksen, ja tavanomaisen neuvonnan (arvio 3 h/v). Eritelkää, mikä ei sisälly ja millä hinnalla.
- Pyydän vastaukset alla oleviin 12 kysymykseen.
12 kysymystä, joihin jokaisen pitää vastata
| # | Kysymys | Hyvä vastaus | Huono vastaus |
|---|---|---|---|
| 1 | Kuka hoitaa kirjanpitoni nimeltä, ja kuka on varahenkilö? | Nimi, tausta, KLT, varahenkilö nimetty | Tiimi, asiakaspalvelu |
| 2 | Kuinka nopeasti saan vastauksen tavalliseen kysymykseen? | Saman päivän aikana, alle tunnissa | Parin arkipäivän kuluessa |
| 3 | Maksaako kysyminen? Mitä neuvonta maksaa? | Tavallinen neuvonta sisältyy | Tuntihinta 90 ja 145 € |
| 4 | Mikä ohjelmisto tai sovellus, ja sisältyykö se hintaan? | Oma sovellus, sisältyy | Procountor/Netvisor 39 ja 89 €/kk erikseen |
| 5 | Mistä näen tämän päivän kassan, verovarauksen ja avoimet laskut? | Sovelluksesta reaaliajassa | Kuukausiraportista jälkikäteen |
| 6 | Mitä tilinpäätös ja veroilmoitus maksavat? | Sisältyy tai kiinteä näkyvä rivi | Erikseen sopimuksen mukaan |
| 7 | Irtisanomisaika ja aineiston luovutus? | 1 kk, sähköisenä ilman maksua | 3 kk tai tilikauden loppuun, luovutus tuntityönä |
| 8 | Vastuuvakuutus ja sopimusehdot? | Todistus ja ehdot toimitetaan | Epäselvä |
| 9 | Montako minun alani yritystä teillä on asiakkaana? | Konkreettinen määrä ja esimerkkejä alan kysymyksistä | Kaikki alat sopivat |
| 10 | Milloin viimeksi ehdotitte asiakkaalle jotain, mikä säästi veroja? | Konkreettinen esimerkki: ennakkovero, palkka ja osinko, YEL | Hiljaisuus |
| 11 | Miten toimitan tositteet? | Kuvaamalla sovelluksella, verkkolaskuina, pankkiyhteydellä | Sähköpostilla, kansiossa |
| 12 | Millä perusteella hinta muuttuu, ja miten siitä ilmoitetaan? | Tositemäärän mukaan näkyvillä kappalehinnoilla, muutoksista 1 kk etukäteen | Vuosittain indeksillä ilman erittelyä |
Pisteytys: hinta 40 %, palvelu 60 %
Kun vastaukset ovat samanmuotoisia, pisteytä. Yksinkertainen malli: vuosihinta 40 prosenttia painosta, palvelukysymykset 60 prosenttia. Hinnassa halvin saa täydet pisteet ja muut suhteessa. Palvelussa jokainen 12 kysymyksestä 0, 1 tai 2 pistettä. Painotus on tarkoituksella palvelun puolella, koska hintaero tarjousten välillä on tyypillisesti satoja euroja vuodessa, ja palveluero (jäännösvero, käyttämätön vähennys, väärä YEL) tuhansia.
Ansat, jotka toistuvat kilpailutuksissa
- Mainoshinta ilman tilinpäätöstä. 89 €/kk näyttää halvalta, kunnes 650 euron tilinpäätös ja 39 euron ohjelmisto lisätään. Vaadi vuosihinta.
- Tuntihinta neuvonnasta. Näkymätön tarjouksessa, näkyvä laskussa. Kysy suoraan ja pyydä arvio tunneista.
- Sovitun tositemäärän ylitys. Kiinteä hinta 30 tositteelle, ylitys 3 €/kpl. Anna oma vilkkain kuukausi lähtötiedoksi.
- Aloitusmaksu ja tilikauden avaus. 0 ja 300 euroa, joka ei näy kuukausihinnassa.
- Alennus ensimmäiseltä vuodelta. Vertaa toisen vuoden hintaa.
- Referenssit, jotka eivät ole sinun alaltasi. Kysy nimenomaan sinun alasi asiakkaista.
- Vastausaika lupauksena ilman mittausta. Kokeile: lähetä kysymys ennen sopimusta ja katso, mitä tapahtuu.
Milloin ja miten kilpailuttaa
Kilpailutus kannattaa tehdä 2 ja 3 vuoden välein tai kun jokin muuttuu: yritys kasvaa, palkkaat, vaihdat yritysmuotoa, tai nykyinen palvelu heikkenee. Paras ajankohta on 3 ja 4 kuukautta ennen tilikauden vaihdetta, jotta vaihto osuu siihen. Kerro nykyiselle toimistolle, että kilpailutat; hyvä toimisto vastaa tarjouspyyntöön samoin ehdoin kuin muut, ja se on paras tapa saada nykyisen palvelun hinta ja sisältö kirjallisena. Jos toimisto loukkaantuu, se kertoo jotain.
Kilpailutuksen jälkeen vaihto itsessään on yksinkertainen: irtisano kirjallisesti, valtuudet uudelle toimistolle, aineiston siirto. Vaiheet ovat artikkelissa Tilitoimiston vaihtaminen. Hinnoittelumallien erot ovat artikkelissa Kirjanpidon hinnoittelumallit, ja se, mitä hintaan pitäisi kuulua, artikkelissa Mitä kirjanpito sisältää. Taukon vuosihinnan omalla volyymillasi näet laskurista ilman tarjouspyyntöä, ja vastaukset 12 kysymykseen löytyvät tältä sivustolta.
Usein kysytyt
Kuinka usein tilitoimisto kannattaa kilpailuttaa?+
2 ja 3 vuoden välein tai kun yritys muuttuu: kasvu, palkkaus, yritysmuodon vaihto, palvelun heikkeneminen. Paras ajankohta on 3 ja 4 kuukautta ennen tilikauden vaihdetta.
Mitä tarjouspyynnössä pitää olla?+
Yritysmuoto, tositemäärät kuukaudessa (myös vilkkain kuukausi), palkat, erityispiirteet (ALV, käteinen, verkkokauppa, ulkomaanmyynti) ja vaatimus vuosihinnasta, joka sisältää tilinpäätöksen, ohjelmiston, palkat ja neuvonnan. Samat tiedot kaikille.
Miten vertaan eri hinnoittelumalleja?+
Vuosihinnalla omalla volyymilla. Pyydä jokaista laskemaan sama vuosi samoilla lähtötiedoilla kaikkine riveineen. Jaa kahdellatoista. Se on vertailukelpoinen kuukausihinta.
Pitääkö nykyiselle tilitoimistolle kertoa kilpailutuksesta?+
Kannattaa. Pyydä nykyiseltä toimistolta tarjous samoin ehdoin. Saat nykyisen palvelun hinnan ja sisällön kirjallisena, ja hyvä toimisto suhtautuu kilpailutukseen ammattimaisesti.
Kannattaako valita halvin tarjous?+
Harvoin. Hintaero tarjousten välillä on tyypillisesti satoja euroja vuodessa, palveluero (jäännösvero, käyttämättömät vähennykset, hidas vastaus) tuhansia. Pisteytä hinta 40 % ja palvelu 60 %.
Voiko tilitoimiston vaihtaa kesken tilikauden kilpailutuksen jälkeen?+
Voi, mutta tilikauden vaihde on siistein. Tarkista nykyisen sopimuksen irtisanomisaika ja sovi uuden toimiston aloitus samaan päivään, jotta et maksa kahta toimistoa yhtä aikaa.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Tilitoimiston vaihtaminen: näin se tehdään ilman katkoa, sakkoja tai riitaa
Tilitoimiston vaihtaminen vie yrittäjältä noin tunnin, kun sen tekee oikeassa järjestyksessä. Tässä ohje: milloin vaihtaa, mitä sopimuksesta tarkistaa, mitä aineistoa uusi kirjanpitäjä tarvitsee ja miten vältät tuplalaskun.
Kirjanpidon hinnoittelumallit: kiinteä kuukausihinta, tositehinta vai tuntilaskutus, ja mikä niistä on reilu sinulle
Tilitoimistot hinnoittelevat kolmella tavalla: kiinteä kuukausihinta, tositekohtainen hinta ja tuntilaskutus, usein yhdistelminä. Jokaisella on kannustin, joka ohjaa palvelua. Tässä mitä kukin malli tarkoittaa käytännössä, kenelle mikäkin sopii, mitkä piilorivit toistuvat, miten vertaat malleja vuosihinnalla ja miksi käyttöön perustuva hinta näkyvillä kappalehinnoilla on pienyrittäjälle useimmiten reiluin.
Mitä kirjanpito sisältää? Tilitoimiston työ selitettynä yrittäjälle, joka ei halua oppia kirjanpitoa
Mitä tilitoimisto oikeasti tekee kuukausihinnalla? Tässä kirjanpidon sisältö selkokielellä: juokseva kirjanpito, täsmäytys, ALV, palkat, tilinpäätös, veroilmoitus, ja se, mitä hintaan ei yleensä kuulu. Lisäksi mitä sinun pitää tehdä ja mikä on kokonaan kirjanpitäjän vastuulla.