Tilitoimisto verkossa: mitä etätilitoimisto tarkoittaa, mitä menetät ilman toimistoa naapurissa ja mitä saat tilalle

Mitä paikallinen tilitoimisto oikeasti antoi

Vielä kymmenen vuotta sitten tilitoimisto valittiin läheltä, koska kansio piti viedä ja kirjanpitäjää piti käydä tapaamassa. Molemmat syyt ovat kadonneet. Kuitti kuvataan puhelimella ja lasku lähtee järjestelmästä, joten fyysistä aineistoa ei ole. Tapaaminen hoituu videolla, ja se on helpompi järjestää kuin käynti toimistolla kesken työpäivän. Jäljelle jää tunne: paikallinen toimisto tuntuu tutulta ja turvalliselta, ja verkossa toimiva tuntuu kasvottomalta.

Tunne on aito, ja se kannattaa ottaa vakavasti, mutta se ei ole peruste. Peruste on se, mitä saat: kuka hoitaa kirjanpitosi, kuinka nopeasti hän vastaa, näetkö tilanteesi, mitä hinta sisältää. Näihin kysymyksiin paikallisuus ei vastaa. Verkkotoimistoja on hyviä ja huonoja, ja paikallisia toimistoja on hyviä ja huonoja. Erottelu tehdään samoilla kriteereillä.

Mitä verkkotoimisto tekee eri tavalla

Hyvä verkossa toimiva tilitoimisto ei ole paikallinen toimisto ilman toimitilaa. Se on rakennettu eri tavalla: koska aineisto tulee sähköisenä alusta asti, kirjaaminen on automatisoitu, ja kirjanpitäjän aika käytetään tarkistamiseen ja neuvontaan. Koska asiakas ei käy toimistolla, tilanteen pitää näkyä sovelluksesta. Ja koska asiakkaita on koko maasta, toimisto voi erikoistua alaan sen sijaan, että palvelisi kaikkia paikkakunnan yrityksiä.

• Sovellus on palvelun ydin, ei lisä. Kuitit, laskut, ajot, palkat ja kysymykset yhdessä paikassa, ja kirjanpitäjä näkee saman näkymän.
• Nimetty kirjanpitäjä, jonka tunnet nimeltä ja joka tuntee yrityksesi, vaikka istuu toisessa kaupungissa.
• Vastausaika on palvelulupaus, koska se on ainoa tapa korvata käytävällä kohtaaminen. Taukossa alle tunti arkisin.
• Videotapaamiset aloituksessa, syksyn verosuunnittelussa ja tilinpäätöksessä, ja aina kun pyydät.
• Alan erikoistuminen: verkkokaupan maksupalvelut, rakennusalan käännetty ALV, freelancerin työkorvaukset. Paikallinen yleistoimisto harvoin ehtii syventyä.
• Läpinäkyvä hinta, joka näkyy ennen sopimusta, koska verkossa vertailu on helppoa ja piilotetut rivit karkottavat.

Mitä kysyä ennen sopimusta

Koska et voi käydä toimistolla ja katsoa, onko se olemassa, tarkistus tehdään toisin. Samat kysymykset pätevät paikalliselle toimistolle, mutta verkossa ne ovat tärkeämpiä, koska muuta näyttöä ei ole.

Kenelle paikallinen toimisto on edelleen parempi

Rehellisyyden nimissä: on tilanteita, joissa paikallinen toimisto on parempi valinta. Jos aineistosi on väistämättä paperista ja sen digitointi ei onnistu (harvinaista, mutta mahdollista esimerkiksi tietyillä käteisaloilla), fyysinen kansio tarvitsee fyysisen vastaanottajan. Jos et halua käyttää sovellusta lainkaan ja arvostat sitä, että joku muu hoitaa kaiken paperilla, verkkotoimisto turhauttaa. Ja jos luottamus syntyy sinulle vain kasvokkain, se on peruste, jota ei tarvitse perustella.

Toisaalta moni paikallinen toimisto on käytännössä jo verkkotoimisto: aineisto sähköisesti, tapaamiset Teamsissa, kirjanpitäjä etätöissä. Raja on hämärtynyt, ja jäljelle on jäänyt kysymys palvelun laadusta, ei sijainnista. Sen arviointiin on tarkistuslista artikkelissa Hyvä kirjanpitäjä pienyritykselle.

Miten Tauko toimii verkossa

Tauko on rakennettu verkkoon alusta asti. Aloitus on 15 minuutin puhelu tai video oman kirjanpitäjäsi kanssa, jossa käydään läpi yrityksesi arki. Sen jälkeen sovellus on käytössä: kuvaat kuitit, lähetät laskut, kirjaat ajot, ja näet saldon, verovarauksen ja ennusteen. Kirjanpitäjäsi näkee saman ja vastaa viesteihin alle tunnissa arkisin. Videotapaamiset ovat kesäkuussa ennakkoverojen, syksyllä palkan ja osingon ja keväällä tilinpäätöksen yhteydessä, ja milloin vain pyydät.

Hinta näkyy laskurissa ennen kuin otat yhteyttä, sopimusehdot ovat alan käytännön mukaiset (kuukauden irtisanomisaika, aineisto sähköisenä maksutta), ja vaihto vanhasta toimistosta maksaa 99 euroa aineiston siirtoineen. Vaihdon vaiheet ovat artikkelissa Tilitoimiston vaihtaminen, ja sähköisen kirjanpidon logiikka artikkelissa Sähköinen kirjanpito. Hinnan näet laskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.